Healthworld, proveedor líder de medicinas naturales en Australia y Nueva Zelanda, empezó a buscar en 2015 una solución para digitalizar documentos y lograr una integración con SharePoint.
Para ese entonces, procesaba manualmente las facturas en su oficina central, la planta de fabricación y pruebas, ubicada en Northgate, Brisbane.
Junto con un interés renovado por optimizar los flujos de trabajo financieros, la tecnología cambió el modo en el que se lleva a cabo un proceso, como la automatización de las cuentas por pagar.
Avances recientes en tecnologías de digitalización, reconocimiento óptico de caracteres y gestión electrónica de documentos permiten una mayor eficiencia en los flujos de trabajo en torno al pago de facturas.
De acuerdo con el estudio comparativo y de análisis de las cuentas por pagar del Instituto de Finanzas y Administración, solo el 23 % de las empresas a nivel mundial tienen un alto nivel de automatización de las cuentas por pagar. Lo que es aún más llamativo, menos del 9 % de las medianas empresas (aquellas con ingresos anuales de entre 10 y 199 millones de dólares) tienen un alto nivel de automatización de las cuentas por pagar.
Más del 50 % de las empresas continúan recibiendo la mayoría de las facturas en papel. Si bien se ha asentado el uso de tecnologías para el procesamiento de imágenes, de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y otras tecnologías para los procesos de digitalización de las cuentas por pagar, muchas empresas no han automatizado por completo las funciones esenciales del procesamiento de facturas, por ejemplo, cotejo, manejo de excepciones, pagos y presentación de informes.
Healthworld enfrentó diversos desafíos en el desarrollo de su solución. Los documentos que debía digitalizar y procesar eran de diferentes tamaños y grosores, y su estado y calidad también eran variables. Al igual que la mayoría de las organizaciones, Healthworld no tenía ningún tipo de control sobre esto.
Con una elevada producción de hasta 40 000 facturas por año, la solución debía ser rápida y eficiente.
Healthworld contrató al distribuidor de TI ACA Pacific, quien recomendó los escáneres i4200 con el software Kodak Capture Pro para el reconocimiento de códigos de barras y la separación de documentos. La búsqueda en bases de datos estaba configurada para que se extraigan los metadatos de los sistemas empresariales de Healthworld, y las imágenes de documentos se producían directamente en SharePoint.
Estos metadatos eran, luego, utilizados por las bibliotecas de documentos de SharePoint para gestionar el archivado y la retención de documentos.
Actualmente, Healthworld utiliza varios escáneres Kodak i4200 e i2600 en diferentes ubicaciones. El éxito con el procesamiento de facturas lo llevó a desarrollar nuevos flujos de trabajo para otros procesos, como salud y seguridad en el lugar de trabajo.
Para la autorización electrónica, se utiliza el software de flujo de trabajo Nintex para SharePoint, además de la tecnología de firma digital Cosign.
También se digitaliza el almacenamiento de grandes volúmenes de documentos de lotes de fabricación. La Ley de Administración de Productos Terapéuticos regula la fabricación de muchos productos naturales para la salud; por lo tanto, cada vez que se fabrica un nuevo lote de productos, se lo debe acompañar de una extensa documentación sobre ingredientes, procesos, etc. Anteriormente, esta documentación se guardaba en grandes centros de almacenamiento ubicados fuera de las instalaciones, lo que era sumamente engorroso cada vez que se debía recuperar algún documento.
Estos documentos provienen de numerosos sistemas, y los procesos de las áreas de fabricación implican tareas manuales de anotación y marcado, por lo que el papel continúa siendo el medio elegido.
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