Nuevos mandatos gubernamentales transforman la gestión de datos electrónicos

Se espera que las agencias gubernamentales en la mayor óa de las democracias sean transparentes, eficientes y conscientes del presupuesto mientras mantienen la información clasificada confidencial y segura. Lograr estos objetivos con los engorrosos documentos en papel puede ser un desafío.

En 2018, la Administración Nacional de Archivos y Registros (NARA) de los Estados Unidos introdujo una directiva para impulsar el cambio transformacional hacia la modernización del gobierno. Directrices gubernamentales para trasladar el mantenimiento de registros de las agencias federales y los procesos comerciales a completamente electrónicos - o sin papel & mdash; para fines de diciembre de 2022 se establecen en el memorando M-19-21, titulado Transición a registros electrónicos .

¿Qué es NARA?

Establecido en 1934 por el presidente Franklin Roosevelt, NARA es una agencia independiente del gobierno de EE. UU. Su responsabilidad principal es preservar, documentar y brindar acceso a los registros de la nación.

Misión y servicios

La misión de NARA es cubrir todo el ciclo de vida de los registros desde su creación hasta su uso final.

Con ubicaciones de archivo en 17 estados, NARA ayuda al público y a las agencias federales con servicios de referencia e investigación. Además, 16 Centros de Registros Federales (FRC) conforman una red nacional que brinda servicios de almacenamiento, acceso y disposición de registros a las agencias federales.

Valores en cartera

Algunas de las participaciones importantes de NARA se remontan a 1775 - mucho antes de su establecimiento - e incluyen la Proclamación de Emancipación y los diarios de las primeras expediciones polares. Junto con documentos históricos como la Declaración de Derechos, la Declaración de Independencia y la Constitución, NARA también mantiene en fideicomiso muchos registros públicos de ciudadanos comunes, incluidos registros militares y registros de naturalización de inmigrantes.

El mandato de NARA es retener solo aquellos registros federales que se considere que tienen valor de investigación a largo plazo, que son importantes para el funcionamiento del gobierno o que brindan información de valor a los ciudadanos. Por lo general, estos registros suman aproximadamente del 2 al 5 por ciento de todos los documentos generados en un año determinado. Actualmente, NARA tiene alrededor de 133 terabytes de datos electrónicos más las siguientes copias impresas:

• 10 mil millones de páginas de registros textuales
• 12 millones de gráficos, mapas y dibujos de ingeniería y arquitectura
• 25 millones de fotografías y gráficos,
• 24 millones de fotografías aéreas
• 300.000 carretes de película cinematográfica
• 400,000 grabaciones de video y sonido

Gestión de documentos electrónicos

En respuesta a la necesidad específica de administrar, preservar y brindar acceso al número cada vez mayor de registros gubernamentales electrónicos, NARA ha desarrollado el Archivos de registros electrónicos (ERA). Este organismo mantendrá los registros federales electrónicos esenciales accesibles, preservados y auténticos mientras se consideren valiosos. 

El memorando M-19-21 antes mencionado describe los pasos que el gobierno y NARA tomarán y sus fechas límite para cumplir con su objetivo de gestión de documentos electrónicos.

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¿Qué es M-19-21?

M-19-21 es una orden ejecutiva firmada presentada por el EE. UU. Oficina de Gestión y Presupuesto (OMB) para jefes de departamentos y agencias ejecutivos federales. Esta directiva establece un plan de acción para todo el gobierno que exige todos los registros & mdash; tanto temporales como permanentes - presentado por agencias federales a NARA después del 31 de diciembre de 2022 en formato electrónico.

M-19-21 instruye a todas las agencias gubernamentales a realizar la transición a un entorno de mantenimiento de registros completamente electrónico que cumpla con todas las leyes y regulaciones de administración de registros esta fecha. Para alcanzar este objetivo, las agencias federales deberán seguir los siguientes pasos:

1. Asegúrese de que todos los registros federales incluyan metadatos apropiados y se creen, guarden y administren en formatos electrónicos.
2. Crear planes para cerrar las instalaciones de almacenamiento de documentos analógicos que son operados por la agencia y transferir esos registros a los FRC operados por NARA o instalaciones de almacenamiento comercial, de acuerdo con las leyes y regulaciones de administración de registros.

Para garantizar políticas y prácticas consistentes en todo el gobierno, M-19-21 consolida los requisitos previos de la guía de administración de registros de la OMB, por lo tanto, rescinde las siguientes directivas:

• Memorando OMB M-12-18, Directiva de gestión de registros gubernamentales
• Memorando OMB M-14-16, Orientación sobre la gestión del correo electrónico

La primera sección de M-19-21 establece las pautas de implementación para las agencias gubernamentales y establece los objetivos mediante los cuales todas las agencias adoptan el mantenimiento de registros electrónicos.

Directrices de implementación para agencias

Las agencias federales continuarán manteniendo programas de administración de documentos que cumplan con la Ley de Registros Federales y sus regulaciones y se centren en los siguientes plazos.

El 31 de diciembre de 2019 se estableció como la fecha para la cual los registros permanentes y temporales de todas las agencias federales debían administrarse electrónicamente de la manera más completa posible. Todos los registros de correo electrónico también deben seguir administrándose en formato electrónico.

Para el 31 de diciembre de 2022, todas las agencias federales deben administrar sus registros permanentes y temporales con los metadatos apropiados únicamente de forma electrónica. Después de esta fecha, NARA no aceptará registros en papel, excepto cuando a una agencia se le haya otorgado una excepción según los procedimientos desarrollados por NARA. Las excepciones al mandato de digitalizar registros analógicos incluyen las siguientes situaciones:

• Donde sería oneroso para el público con respecto al costo debido al tiempo, esfuerzo o recursos gastados
• Donde el costo excedería el beneficio
• Donde la digitalización de registros analógicos no debería ocurrir por otras razones, como barreras regulatorias, estatutarias o políticas

El 31 de diciembre de 2022 es la fecha en la que todas las agencias que recibieron una excepción previamente deben cerrar las instalaciones de almacenamiento de registros operadas por la agencia y transferir los registros inactivos temporales a los FRC o instalaciones de almacenamiento de registros comerciales. Después de esta fecha, las agencias deben almacenar los documentos inactivos elegibles para la transferencia en instalaciones de almacenamiento comercial.

Directrices de implementación para NARA y OPM

NARA y la Office of Personnel Management (OPM) tomarán los siguientes pasos para ayudar a todas las agencias en su transición hacia una gestión de documentos totalmente electrónica.

El 30 de septiembre de 2020, NARA emitió pautas y regulaciones actualizadas para responder preguntas frecuentes y aclarar M-19-21. Este boletín también incluye políticas claras para permitir que las agencias digitalicen registros creados originalmente en formatos analógicos, soliciten excepciones y eliminen los originales analógicos cuando corresponda.

NARA continuará almacenando todos los registros analógicos transferidos a un FRC antes del 31 de diciembre de 2022, hasta su fecha de disposición. Después de eso, NARA aceptará los registros permanentes en su formato original (analógico) y desechará adecuadamente los registros temporales.

Después del 31 de diciembre de 2022, las agencias deben digitalizar los registros analógicos permanentes antes de transferirlos a NARA. Las regulaciones de NARA y la guía de transferencia, incluidos los requisitos de metadatos, deben seguirse en los procesos de digitalización y transferencia.

Crear, mantener y almacenar registros federales en papel y otros formatos no electrónicos lleva miles de horas y cuesta cientos de millones de dólares de los contribuyentes anualmente. El paso a la gestión de registros completamente electrónicos en el gobierno representa una estrategia de transformación digital más amplia que requiere un ecosistema de socios y soluciones para hacer la transición.

Kodak Alaris ha estado trabajando con agencias gubernamentales en sus estrategias de digitalización y tiene un conjunto completo de soluciones para respaldar el mandato M-19-21.

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