Potencie la Productividad de su Departamento de Correspondencia
La mayoría de las empresas tienen un departamento de correspondencia ocupado con una variedad de tipos de documentos entrantes para procesar. Todos los días, los empleados de la sala de correo manejan un flujo constante de documentos de diferentes longitudes, grosores y calidades, y todos deben escanearse rápidamente y distribuirse a las personas adecuadas. Es una parte fundamental de los negocios cotidianos que muchas personas pasan por alto.
El escaneo de documentos es solo una parte del proceso de digitalización. Es común en los departamentos correo ver a varios empleados concentrados en clasificar previamente y preparar documentos para escanear, y luego tener que lidiar con problemas de alimentación y atascos de papel. Esto es frustrante para los trabajadores y costoso para la organización en términos de costos de recursos humanos.
Afortunadamente, Kodak Alaris puede ayudarlo a potenciar su departamento de correspondencia y optimizar el proceso de digitalización con una combinación de manejo superior del papel, calidad de imagen excepcional y captura y distribución de datos inteligentes.
BLI descubrió que nuestros escáneres superaban sistemáticamente a los de la competencia, con una precisión de OCR un 20% mayor en promedio. Este es un factor crítico para garantizar la integridad de los datos posteriores.
Manejo de Papel Superior
Creemos que nuestros escáneres de documentos tienen el manejo de papel más confiable de la industria, y Buyers Lab International (BLI), una agencia independiente de pruebas de tecnología, está de acuerdo. Sus pruebas concluyeron que los escáneres de Kodak Alaris minimizan con éxito los errores de alimentación y demostraron una reducción del 95% en los atascos de papel. Además, los usuarios pueden alimentar lotes mixtos a medida que llegan sin sacrificar la velocidad. Esto ayuda a garantizar una salida consistente y de alta calidad y reduce significativamente el tiempo de clasificación previa manual.
Calidad de imagen + Precisión de OCR = Integridad de datos
Gran parte de los datos escaneados en una sala de correo se utilizan en procesos posteriores para permitir transacciones y generar ingresos. Cuando la calidad de la imagen escaneada es deficiente, los datos críticos para el negocio pueden ser ilegibles para los sistemas automatizados. Esto crea cuellos de botella, tiempos lentos de respuesta al cliente y costos innecesarios.
Nuestros escáneres cuentan con la tecnología Page Perfect que produce la mejor imagen posible en todo momento. De hecho, BLI descubrió que nuestros escáneres superaron sistemáticamente a los de la competencia, con una precisión de OCR un 20% mayor en promedio. Este es un factor crítico para garantizar la integridad de los datos posteriores.
Almacenamiento y Distribución Automática de Datos
Después de escanear un documento, el siguiente desafío es asegurarse de que llegue a la persona o departamento adecuado para cumplir con las expectativas sobre los tiempos de respuesta del cliente, el procesamiento de cuentas por pagar, los acuerdos de nivel de servicio e incluso el cumplimiento normativo. Para agilizar con éxito el escaneo y el procesamiento de flujos de entrada de gran volumen de una amplia variedad de documentos críticos para el negocio, necesita la solución tecnológica adecuada.
Para acelerar la identificación, la indexación y el enrutamiento de datos, muchas organizaciones utilizan códigos de barras en sus documentos u hojas de parches (divisores con códigos de barras) entre lotes. Los códigos de barras y las hojas de parches contienen información codificada sobre el tipo de documento, los datos de índice que se deben agregar, las reglas sobre cómo se debe nombrar el archivo y dónde se debe almacenar el registro.
Nuestros escáneres de documentos tienen tecnología de lectura de códigos de barras integrada para identificar y extraer automáticamente datos de códigos de barras y hojas de parches. Esta información se puede enviar con imágenes escaneadas para su uso en procesos posteriores. Esto prácticamente elimina la entrada manual de datos y el error humano. Además, nuestro software Smart Touch está integrado, lo que facilita activar estas funciones con solo presionar un botón.
Kodak Alaris Makes Sense
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