La diferencia entre captura de documentos y desplazamiento interno y por qué es importante
Cada industria y área de tecnología tiene su propia jerga: palabras, frases y abreviaturas que en gran medida carecen de significado para los de afuera, pero son comunes para la gente dentro de cada sector. En nuestra industria, la diferencia entre dos términos a menudo requiere una aclaración: captura de documentos y procesamiento inteligente de documentos, o IDP. Estos términos están relacionados, pero son bastante diferentes en su alcance.
Captura de Documentos
La captura de documentos es sencilla: la captura de información en un documento, normalmente un documento en papel que debe digitalizarse para su uso en sistemas empresariales. Cosas como formularios en papel, identificaciones y facturas se cargan en un escáner de documentos que tiene tecnologías integradas como reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y funciones de mejora de imágenes para convertir el papel en una imagen digital limpia con cada carácter reconocido individualmente para la extracción de datos y almacenamiento con capacidad de búsqueda.
A medida que los documentos se escanean rápidamente, cada página individual se carga en el software de captura de documentos (en nuestro caso, KODAK Capture Pro). Este software avanzado de captura de documentos se utiliza normalmente en entornos que necesitan procesar de forma rutinaria grandes volúmenes de documentos en papel, normalmente capturados en grandes lotes. Capture Pro genera rápidamente estos lotes en múltiples formatos y destinos digitales, y un caso de uso popular es lo que llamamos escanear para archivar: digitalícelo, obtenga los datos que necesita y almacene el archivo digital en algún lugar.
La necesidad de capturar datos atrapados en papel ha sido fundamental para las empresas durante décadas y sigue siendo un componente vital de la gestión de la información, especialmente en industrias que utilizan mucho papel, como la atención sanitaria, la educación, las finanzas y el sector público. Sin embargo, hoy en día muchas empresas expresan una necesidad cada vez mayor de aplicar una inteligencia automatizada más profunda al proceso de captura de documentos. Para la mayoría de las empresas, el 70% de los documentos que procesan ya son digitales y se encuentran en diversos formatos. Aquí es donde entra en juego el procesamiento inteligente de documentos (IDP).
Procesamiento Inteligente de Documentos
IDP tiene en cuenta todo lo que está dentro del alcance de la captura de documentos y más, mucho más. De hecho, en las PDI, la captura es sólo el primer y más básico paso de un proceso mucho más integral. KODAK Info Input Solution es un software IDP basado en web que incorpora rápidamente documentos de cualquier complejidad desde cualquier fuente (no solo papel escaneado y carpetas vigiladas, sino también archivos adjuntos de correo electrónico, cargas móviles, formularios en línea y más) y luego los transforma en documentos críticos para el negocio. información que se valida automáticamente y se integra directamente en sistemas posteriores y herramientas de automatización de procesos robóticos (RPA).
Info Input Solution proporciona configuraciones sin código y con poco código que requieren una capacitación mínima y ofrece un tiempo de obtención de valor breve. Otro factor importante es su capacidad para integrarse con plataformas de inteligencia artificial líderes como las que ofrecen Microsoft, Google y Amazon.
Este enfoque “independiente de la tecnología” que llamamos Open Intelligence™ es único en el mercado de los desplazados internos. Permite a las empresas elegir con confianza una plataforma de IA que actualizará sus capacidades automáticamente con el tiempo, escalando y preparando la solución IDP para el futuro para las necesidades cambiantes.
Aquí hay otra perspectiva sobre las diferencias entre la captura de documentos y las capacidades de IDP, y dónde se superponen, específicamente nuestras ofertas de software de captura de documentos y de IDP. Mirarlo de esta manera puede ayudar a los líderes empresariales a determinar cuándo considerar una solución de software frente a otra, y cuándo expandir potencialmente su sistema de captura de documentos existente a una plataforma IDP sólida.
Beneficios de Migrar la Captura de Documentos al IDP de Siguiente Nivel
Cada empresa tiene un conjunto único de flujos de trabajo, necesidades, objetivos y requisitos de integración de sistemas. Encontrar la solución de software adecuada depende de muchos factores, pero estamos viendo un nivel creciente de interés en soluciones IDP de siguiente nivel para cubrir una gama más amplia de necesidades empresariales y lograr un mayor nivel de diferenciación competitiva.
Además de las características y capacidades mencionadas anteriormente, a continuación se presentan algunos beneficios adicionales de implementar una plataforma IDP sólida liderada por KODAK Info Input Solution:
- Menor carga de trabajo de TI
- Configuración, mantenimiento y soporte centralizados
- 1 instalación en 1 servidor puede admitir miles de usuarios y miles de millones de páginas
- Los clientes ligeros se conectan al servidor a través de URL; funciona con cualquier navegador moderno
- Significativamente menos trabajo manual y riesgo de error humano
- Clasificación, extracción e indexación automatizadas impulsadas por IA con nuestra arquitectura Open Intelligence™
- Validación automatizada a través de integraciones como búsqueda de bases de datos y coincidencia tripartita
- Automatice completamente incluso los procesos de documentos complejos
- Los scripts permiten una personalización e integración ilimitadas para la automatización de procesos de negocio
- Mejorar la productividad y el enfoque de los empleados
- El escaneo sencillo integrado con un solo botón en aplicaciones como Salesforce y SharePoint elimina el cambio de aplicación
- Métodos de autenticación flexibles
- Admite los métodos de autenticación más comunes, incluidos SSO, Active Directory, SAML, OKTA y más
Esta no es una lista completa de beneficios, pero entiendes el punto. Algunas empresas tienen una gama cada vez mayor de necesidades de procesamiento de datos, por lo que tiene sentido que migren sus sistemas de captura de documentos a plataformas IDP más sólidas como KODAK Info Input Solution. Para otras empresas, la captura de documentos cubre todas las bases.
Capture Pro e Info Input Solution son soluciones de software galardonadas por una razón. Como ocurre con la mayoría de las decisiones relacionadas con la tecnología, se trata de encontrar la opción adecuada para su entorno, flujos de trabajo y objetivos comerciales. Esperamos continuar trabajando con las empresas y nuestros socios para encontrar la mejor opción y ofrecer este profundo valor a empresas de todo el mundo.
