Perú avanza con leyes que avalan la digitalización de documentos
Con la llegada digitalización y la apertura de los gobiernos e instituciones a utilizarla, el pasado 16 de mayo 2023, el poder ejecutivo de Perú emitió un decreto legislativo por el cual se modifica la ley No 253223 a través de la cual se crea el Sistema Nacional de Archivos y bajo el cual se estableció que a partir de esta fecha se valida la incorporación de nuevas tecnologías relacionadas con la gestión, tratamiento y preservación digital de los documentos.
En efecto, a través de este decreto se regula la gestión, tratamiento y preservación digital de los documentos de archivos en un esfuerzo por facilitar la custodia y conservación de la información digital.
¿Qué permite la modificación al decreto de Ley 253223?
La modificación no está enfocada solamente en preservar documentos, sino también ayuda a las empresas a agilizar sus procesos mediante la digitalización.
La ley con la cual se crea Sistema Nacional de Archivos destaca también en su artículo 9 lo siguiente: “En la implementación de tecnologías digitales, las entidades priorizan la transformación digital de los servicios, procesos, procedimientos y flujos de trabajo a través de una gestión documental digital integral, conforme la regulación vigente en materia de gobierno y transformación digital. Los Archivos Regionales y el Sistema Institucional de Archivos de las entidades públicas adoptan tecnologías digitales de manera progresiva”.
Beneficios de la digitalización en el Sector Logístico
Un ejemplo de ello son los procesos de digitalización de procesos en el sector logístico, el cual a través del Decreto Legislativo 1492 de Perú que aprueba las disposiciones para la reactivación, continuidad y eficiencia de las operaciones vinculadas a la cadena logística de comercio exterior, tiene como objetivo central que todos los trámites de comercio exterior en el Perú sean 100% virtuales, así como más transparentes, mejorando así la eficiencia de la cadena logística en el territorio nacional.
De acuerdo con el artículo 7.2 Digitalización de los procesos y trámites logísticos por parte del sector privado, “no se requerirá la presentación física de copia u original del conocimiento de embarque u otro documento adicional como requisito previo para dicha autorización y/o embarque, (…) debiendo verificarse mediante un documento digital o un documento digitalizado”.
Con esta normativa se evita que los despachadores de aduanas recorran diversos puntos recabando distintas firmas de aprobación para los embarques, reduciendo y regulando los costos para la prestación de servicios logísticos, eliminando tiempos y pasos complicados para el ingreso y la salida de mercancías.
La meta principal es la digitalización al 100 % de los procesos, la cual consiste en que se digitalicen los trámites del sector público y privado en lo que corresponde a la cadena logística de comercio exterior.
Otro de los beneficios de la digitalización es la mejora en la transparencia de los procesos, como, por ejemplo: pagos realizar, cobros de servicios logísticos, conceptos, manteniendo informados en todo momento a los dueños de la carga.
Son muchos los beneficios de la digitalización de documentos, las empresas que adopten tecnologías de procesamiento inteligente de documentos estarán mejor posicionados para afrontar los nuevos paradigmas tecnológicos y optimizar los procesos.
