Tronitech transformiert BPO-Abläufe mit KODAK Info Input Solution

Zusammenfassung

Tronitech, ein Unternehmen für Business Process Outsourcing (BPO), hat sein ineffizientes altes Informationsverarbeitungssystem erfolgreich durch Kodak Info Input Solution ersetzt, eine intelligente Software für die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung (IDP), die den Weg vom Dokumenteneingang bis zur Verwendung in Geschäftssystemen vereinfacht. Die bisherige Software von Tronitech verursachte eine Reihe kostspieliger geschäftlicher Herausforderungen. Die Umstellung auf Info Input Solution führte schnell zu einem immensen Schub in der betrieblichen Effizienz, einer deutlichen Reduzierung der Ressourcen- sowie Kosten und besseren Möglichkeiten, ein breites Spektrum an Kundenbedürfnissen zu bedienen. Tronitech bedient seinen vielfältigen Kundenstamm jetzt schneller und genauer, und das mit deutlich weniger Infrastruktur. Sie haben ihr monatliches Volumen ohne zusätzliche Dokumentenscanner oder Bediener verdoppelt.

Tronitech: Ein mehrdimensionales Servicebüro

Tronitech mit Sitz in Indianapolis ist ein BPO-Unternehmen, das eine breit gefächerte Kundschaft in vielen Sektoren bedient, darunter Gesundheitswesen, Regierung, Hochschulen, Fertigung und Finanzdienstleister. Tronitech verwaltet für seine Kunden ein breites Spektrum an Dokumententypen, wie etwa Krankenakten, Kreditanträge, Verträge und Fertigungsrechnungen. Ihre firmeneigenes Dokumentenmanagementsystem VaultView basiert auf einer Microsoft Azure-Plattform, die Dokumente für ihren vielfältigen Kundenstamm zugänglich macht.

Sie standen vor einer großen Herausforderung: Die Datenerfassungs- und -verarbeitungssoftware, auf die sie sich viele Jahre lang verließen, hatte erhebliche technische Defizite angehäuft und basierte auf veralteter Technologie. Sie mussten schnell handeln, um eine passende, moderne Unternehmenslösung zu finden und bereitzustellen, die sowohl ihre bestehenden Herausforderungen lösen als auch die Arbeitsabläufe beschleunigen konnte.

Eine Reihe technischer Herausforderungen

Das veraltete Informationsverarbeitungssystem von Tronitech stellte mehrere Probleme dar, die ständige Aufmerksamkeit seitens der technischen Ressourcen erforderten, darunter:

• Fehlgeschlagene und verlorene Chargen: Das System verlor häufig Chargen und musste Jobs neu erstellen, was zu einer Ressourcenverschwendung und frustrierenden Prozessineffizienzen führte.
• Regelmäßige Verzögerungen bei Scanvorgängen: Technische Einschränkungen und ständige Fehlerbehebung führten zu Ressourcenengpässen und erheblichen Verzögerungen bei den Scanvorgängen. Diese Verzögerungen stellten eine weitere Belastung für das Personal und die Geschäftseffizienz dar.
• Komplexe Infrastrukturanforderungen: Tronitech musste neun separate Server für drei verschiedene Systeme betreiben, um verschiedene technische Einschränkungen und Konfigurationen zu berücksichtigen. Diese fragmentierte Umgebung war ein Notbehelf, der über Jahre hinweg zusammengefügt wurde, um etwas zu finden, das innerhalb der vielen Einschränkungen des Systems funktionierte.
• Konflikte mit dem Windows-Betriebssystem: Jedes Mal, wenn ein Windows-Update veröffentlicht wurde, kam es zu einer Fehlfunktion des Systems, was häufig ein Rollback auf eine frühere Version erforderlich machte. Dies wirkte sich in zweifacher Hinsicht negativ auf die Produktivität als auch auf die Systemsicherheit aus.
• Unzureichende Unterstützung für moderne Systeme: Die bestehende Lösung von Tronitech erforderte Internet Explorer, einen veralteten Browser, den Microsoft nicht mehr unterstützt. Dies führte zu zusätzlichen Sicherheitsrisiken und Leistungsproblemen.

Der Game Changer: KODAK Info Input Solution

Seit vielen Jahren verlässt sich Tronitech auf die ausgezeichneten leistungsstarken Produktionsscanner, für die Kodak Alaris weltweit bekannt ist. Ihre bestehende Flotte von Kodak-Scannern der i4000-Serie und ihre langfristige Partnerschaft mit Kodak Alaris machten die Entscheidung für eine Softwarelösung leichter.

Nach einer einmonatigen Evaluierung von Kodak Info Input Solution in der Azure-Umgebung war klar, dass Info Input Solution perfekt zu den bestehenden Arbeitsabläufen, Konfigurationsanforderungen, dem vielfältigen Kundenstamm und den Wachstumsplänen passt. Außerdem bietet die Lösung mehrere intelligente Funktionen, die dem Unternehmen Vorteile bei zukünftigen Projekten bringt.

Tronitech arbeitete mit den Vertriebs- und Professional-Services-Teams von Kodak Alaris zusammen, um 265 Jobs in Info Input Solution zu konfigurieren. Diese Kundenjobs wurden über einen Zeitraum von 17 Jahren aufgebaut und einige davon wurden im Laufe der Zeit von anderen Softwarelösungen migriert. Es war genauso chaotisch, wie es sich anhört, und dennoch wurde jeder Job in nur wenigen Wochen erfolgreich auf Info Input Solution migriert – und die Verarbeitung dieser Aufträge erfolgt viel schneller als zuvor.

So funktioniert das System auf hohem Niveau:

1. Dokumentenerfassung: Papierdokumente unterschiedlicher Größe und Art werden mit Scannern der Kodak i4000-Serie gescannt, die für ihre Geschwindigkeit, Genauigkeit, Zuverlässigkeit und hohe Kapazität hoch geschätzt werden.
2. Datenverarbeitung: Kodak Info Input Solution klassifiziert, extrahiert, kategorisiert und indiziert Daten automatisch. Neben Papierdokumenten verarbeitet das System auch E-Mails und deren Anhänge wie Bilder, E-Mails, PDFs, Word-Dokumente und Excel-Dateien.
3. KI und maschinelles Lernen (ML): Info Input Solution lässt sich in Microsoft Cognitive Services integrieren, um bei Bedarf auf bestimmte Daten zu reagieren. Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine große Kundenumfrage verschickt, kann es mithilfe von Cognitive Services Adressen verifizieren und so die Genauigkeit sowie Rücklaufquote verbessern.
4. Datenvalidierung: Extrahierte Daten werden über Unternehmenssysteme und RPA-Tools automatisch überprüft und ergänzt.
5. Lieferung: Die verifizierten Daten werden schließlich in verschiedene Geschäftssysteme und Unternehmensanwendungen integriert, einschließlich der VaultView-Software von Tronitech zur Speicherung und Kundenabfrage.

Eine erfolgreiche Transformation auf vielen Ebenen

Die Unterschiede zwischen dem Vorgängersystem und der Kodak Info Input Solution waren gewaltig. Tronitech kann jetzt mehr Kunden in kürzerer Zeit bedienen und ist damit auf einem beschleunigten Wachstumskurs, ohne zusätzliche Hardware oder Mitarbeitenden. Sie haben viele wichtige Geschäftsergebnisse erzielt, darunter:

• Reduzierte Infrastruktur und Lizenzierung: Tronitech konnte seine Dokumentenverarbeitungsinfrastruktur von neun Servern sowie mehreren Lizenzen auf einen Server und eine Lizenz reduzieren. Obwohl das neue System deutlich weniger Rechenleistung benötigt, ist es schneller und produktiver.
• Weniger Ressourcenbedarf: Der Übergang von neun separaten Servern, auf denen drei komplexe Systeme liefen, zu einem einzigen, vollständig integrierten System auf einem einzigen Server hat für die Mitarbeitenden von Tronitech einen großen Unterschied gemacht.
• Schnellere Jobkonfiguration: Der Zeitaufwand für die Einrichtung einzelner Jobs konnte von 2 Stunden auf nur noch 20 Minuten reduziert werden. Wenn man dies auf den gesamten Kundenstamm von Tronitech hochrechnet, sind die Produktivitätssteigerungen leicht zu berechnen.
• Größeres Verarbeitungsvolumen: Tronitech kann jetzt das doppelte Verarbeitungsvolumen auf einem einzelnen Server bewältigen, verglichen mit dem vorherigen Setup mit neun Servern.
• Niedrigere Betriebs- und Wartungskosten: Die Kosten für Bestand, Betrieb und Wartung dieser neun Server wurden durch Einfachheit, Geschwindigkeit und nahtlose Automatisierung ersetzt.
• Systemflexibilität und Sicherheit: Das neue System ist vollständig kompatibel mit modernen Anwendungen und Windows-Updates, wodurch Sicherheitsrisiken und die Notwendigkeit von System-Rollbacks und anderen zeitaufwändigen IT-Konfigurationsaufgaben entfallen. Es funktioniert jetzt und ist für die Zukunft gerüstet.
• Integrierte Funktionen, die einen Mehrwert schaffen: Die Möglichkeit, E-Mails und deren Anhänge wie PDFs, Excel-Dateien, Word-Dokumente und Bilder zu verarbeiten – ohne Zusatzkosten – hat einen großen Unterschied für das Geschäftsergebnis von Tronitech gemacht.
• Zukunftssicher mit AI: Info Input Solution lässt sich sofort in die weltweit fortschrittlichsten KI-Engines integrieren, beispielsweise in Microsoft Cognitive Services. Diese Fähigkeit stellt einen enormen Mehrwert für die Kunden von Tronitech dar und macht ihre Fähigkeiten zur Dokumentenverarbeitung zukunftssicher.
• Automatische Berichte: Es ist ganz einfach, Berichte in tägliche E-Mails zu integrieren, um schnelle Updates und Teambewertungen zu ermöglichen. Audit- und Statistikdaten sind ohne zusätzliche Kosten enthalten und Power BI-Berichtsvorlagen werden für typische Berichtsanforderungen bereitgestellt. Mit Power BI ist keine zusätzliche Lizenz erforderlich, um Berichte zu erstellen.

Fazit: Der richtige Partner für die digitale Transformation

Die Entscheidung, auf Kodak Info Input Solution umzusteigen, löste viele Herausforderungen und ebnete den Weg für eine effizientere, kostengünstigere und skalierbarere Zukunft für das Geschäft von Tronitech. Sogar Spezialisten für digitale Transformation können ihre eigene digitale Transformationsreise unternehmen, alles im Zeichen des Fortschritts und der Leistung. Die digitale Transformation von Tronitech mit Technologie und Unterstützung von Kodak Alaris zeigt, wie der richtige Partner den entscheidenden Unterschied machen kann, wenn es darum geht, einen klaren und nachhaltigen Wachstumskurs festzulegen.