Die digitale Transformation und die Einführung papierarmer Prozesse haben beim Oxford University Hospitals NHS Foundation Trust (OUH) zu erheblichen Kosten- und Zeiteinsparungen sowie zu einer Verbesserung der internen Effizienz und Produktivität geführt.
OUH, ein weltweit anerkanntes Zentrum für klinische Spitzenleistungen und einer der größten Lehrkrankenhäuser des National Health Service im Vereinigten Königreich, hat in Zusammenarbeit mit dem Kodak Alaris-Partner MISL alle seine Personalakten digitalisiert, nachdem die zentrale Personalabteilung in neue Räumlichkeiten in Cowley, Oxford, umgezogen war.
MISL entschied sich für den Kodak i5850S Scanner, um die große Menge an Altdaten zu bewältigen. Die OUH verfügte über etwa 13.000 Akten, die jeweils mehrere Seiten umfassten und digitalisiert werden mussten. MISL führte diese Arbeit in großen Stapeln durch und ordnete zwei Sammlungen pro Monat an. Es dauerte etwa 16 Wochen, um 2,5 Millionen Bilder zu verarbeiten.
Nach der Erfassung wurden alle digitalen Dokumente in das elektronische Daten- und Dokumentenverwaltungssystem (EDRMS) von Folding Space eingespeist. Diese sichere Lösung für die Dokumenten- und Datenverwaltung ermöglicht die Anzeige und Präsentation aller Dokumente (gescannt oder digital erstellt) über eine einzige Benutzeroberfläche.
Das Scannen von Dokumenten, das nun vom Personalakten-Team intern durchgeführt wird, erfolgt mithilfe von KodakWLAN-Scannern. Diese flexiblen, leistungsstarken Scanner sind für die gemeinsame Nutzung in einer Arbeitsgruppe konzipiert und ermöglichen es dem Personalakten-Team der OUH, eingehende Dokumente nahtlos zu erfassen und direkt in das EDRMS hochzuladen.
Der Trust hat durch Zeiteinsparungen und Effizienzsteigerungen erhebliche finanzielle Einsparungen erzielt und die Druckkosten sowie die Ausgaben für Papier gesenkt, da die Personalabteilung und die Abteilungen keine Dokumente mehr drucken. „Wir sind zuversichtlich, dass sich diese Initiative sehr schnell amortisieren wird”, so Caroline Davies, Interim Head of Recruitment & Retention an der OUH.
Die Personalabteilung ist nun kurz davor, ein papierloses Umfeld zu erreichen. Änderungsformulare, Gesundheits- und Krankheitsmeldungen, Leistungsbeurteilungen und andere Mitteilungen von Vorgesetzten werden nun alle per E-Mail empfangen und können nahtlos in das Aufzeichnungssystem hochgeladen werden.
Wir sind zuversichtlich, dass sich diese Initiative sehr schnell auszahlen wird. Caroline Davies
„Früher mussten diese Dokumente über das interne Postsystem versendet werden, was viel Zeit in Anspruch nahm. Jetzt testen wir individuelle „Drop-Körbe“ für die Abteilungen, um den Prozess weiter zu optimieren”, so Davies. „Mit dem alten papierbasierten System haben wir viel Zeit und Mühe verschwendet. Jetzt kann sich das gesamte Team einfach am System anmelden und die benötigten Informationen jederzeit abrufen.”
Sie fügte hinzu: „Jede Abteilung hat eine Personalabteilung und der Plan ist, die Kollegen so zu schulen, dass jede Abteilung direkt in das System scannen und hochladen kann. Das Records-Team wird die Einhaltung der Namensprotokolle überwachen und überprüfen usw. Aber dieser Ansatz wird unsere Effizienz weiter verbessern und sicherstellen, dass Informationen an allen Standorten in nahezu Echtzeit verfügbar sind.“
Die Rekrutierung erfolgt nun elektronisch, und für neue Mitarbeiter erstellt die OUH nur noch zwei physische Papierformulare: ein Formular für die Gehaltsabrechnung, das nach der ersten Gehaltsabrechnung geschreddert wird, und einen Arbeitsvertrag, der ausgedruckt und vom Mitarbeiter unterschrieben wird, bevor er eingescannt wird. Alles andere wird in einen elektronischen Ablagekorb gelegt, der vom Archivierungsteam abgeholt und direkt im EDRMS gespeichert wird. Der Trust wird in Kürze mit seinem Lohnbuchhaltungsanbieter elektronische Formulare testen, um auch diesen Prozess papierlos zu gestalten.
OUH hat im Durchschnitt zwischen 150 und 200 Neueinstellungen pro Monat in allen Personalgruppen. Es gibt auch mehrere festgelegte Einstellungszeiträume. „Die Spitzenzeiten für die Rotation von Assistenzärzten sind im Februar und insbesondere im August sowie im Juni/Juli für neu qualifizierte Krankenschwestern. Wir haben auch eine regelmäßige Einstellung von Personal aus dem Ausland, obwohl die Zahlen stark variieren können. In Spitzenzeiten steigen diese Zahlen dramatisch an. Es ist unmöglich zu quantifizieren, wie viele Arbeitsstunden wir jetzt einsparen, da der Prozess (bis auf einige Dokumente) vollständig digital ist, aber es ist eine beträchtliche Zahl", erklärte Davies.
Das Projekt zur digitalen Transformation war so erfolgreich, dass die Stiftung nun plant, die Initiative auf neun weitere Direktorate auszuweiten.
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