Europäische Bank optimiert ihre Abläufe mit intelligenter Dokumentenverarbeitung

Eine große europäische Bankengruppe mit mehr als 10.000 Mitarbeitern in mehreren Ländern und einem Jahresumsatz von mehr als 2 Milliarden Euro wuchs jährlich um fast 20 %, aber ihre veralteten Dokumenten- und Kundenaufnahmeprozesse waren nicht skalierbar genug, um ohne erhebliches Risiko zu wachsen.

Heute erzielen die Bankengruppe und ihre Tochtergesellschaften dank einer intelligenten Dokumentenverarbeitungslösung (IDP) von Kodak Alaris bedeutende Geschäftsvorteile. Die Organisation ist nun in der Lage, physische und digitale Dokumente 30 % effizienter zu verarbeiten. Dieses Upgrade hat die Kundenzufriedenheit deutlich verbessert, die Risiken in Bezug auf die Datensicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verringert und zu nachhaltigen Kosteneinsparungen geführt.

Die Herausforderung: Mangelnde Automatisierung führte zu geringerer Produktivität und höheren Kosten

Jeden Tag verarbeitet die Bank Tausende von Dokumenten, die von verschiedenen Standorten und internen Quellen stammen und in unterschiedlichen Formaten eingehen: Webplattformen, mobile Formulare, E-Mails, interne Scans und Übergaben von Business Process Outsourcing Services (BPOs). Ihr Geschäftsprozess leitete mehr als 900 verschiedene Dokumententypen an ein zentrales System weiter, wo die Daten klassifiziert und extrahiert wurden. Diese Informationen wurden dann zur Prüfung an die zuständige Tochtergesellschaft oder das zuständige Team weitergeleitet, bevor die Kunden über die Entscheidung der Bank bezüglich ihrer Anträge informiert wurden.

Eines der größten Probleme war der Zeitaufwand für die Dokumentenvorbereitung und die große Anzahl von Ausnahmen, die sorgfältig verwaltet werden mussten. So waren beispielsweise viele Dokumente, die vom BPO kamen, von schlechter Qualität, was zu einer geringen Extraktionsgenauigkeit führte und eine manuelle Bearbeitung und Dateneingabe erforderlich machte.

Um den Betrieb erfolgreich zu skalieren und ihren Wachstumskurs fortzusetzen, musste die Bank die Engpässe beseitigen, die mit der manuellen Dokumentenklassifizierung und Datenextraktion verbunden waren und wertvolle Zeit der Mitarbeiter vergeudeten sowie kostspielige Fehler verursachten. In Situationen, in denen Daten den zentralen Prozess umgingen, gab es keine Einhaltung von Datenhandhabungsregeln, was Bedenken hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und möglicher Bußgelder aufkommen ließ.

Die Bankengruppe untersuchte verschiedene Lösungen für die Automatisierung von Dokumenten mit drei Hauptzielen vor Augen:

1. Verringerung der Risiken im Zusammenhang mit der Datensicherheit und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
2. Senkung des finanziellen Aufwands durch Verbesserung der Arbeitseffizienz.
3. Verbesserung der Kundenzufriedenheit durch Beseitigung von Verzögerungen bei der Antragsbearbeitung.

Die Lösung: KODAK Info Input Solution in Kombination mit fortschrittlichen Dokumentenscannern von Kodak Alaris

Mit Hilfe von maschinellem Lernen, fortschrittlichen Dokumentenscannern und automatischen Sortierfunktionen, die die Vorbereitungszeit verkürzen, die Bildqualität verbessern und den gesamten Vorgang beschleunigen, hat Kodak Alaris eine Lösung entwickelt, die das Onboarding von Kunden und andere Geschäftsprozesse automatisiert.

Als erstes stellte Kodak Alaris der Bank einen Kodak i5850s High-Volume-Produktionsscanner  zur Verfügung, um die Digitalisierung von Dokumenten in der Hauptgeschäftsstelle zu verwalten, sowie zwei Kodak i4650 Scanner, die an separaten Standorten installiert wurden. Für eine durchgängige intelligente Dokumentenautomatisierung wurde dann die Kodak Info Input Solution implementiert, eine ausgezeichnete intelligente Dokumentenverarbeitungssoftware  die Dokumente unterschiedlicher Art automatisch in geschäftskritische Informationen umwandelt.

Info Input Solution erfasst Dokumente und Daten aus jeder digitalen oder physischen Quelle, auch aus hochvolumigen Produktionsscannern mit Hunderten von Seiten pro Minute. Die Software kann problemlos mit den Kodak i5850s Scannern mithalten. "Kodak Alaris war der einzige Technologieanbieter, der eine innovative und skalierbare Lösung auf Basis von maschinellem Lernen anbieten konnte", so Aline Saponara, Key Account Manager bei Kodak Alaris.

Das Ergebnis: Mehr Automatisierung, bessere Compliance und zufriedene Kunden

Die maßgeschneiderte Erfassungs- und Dokumentautomatisierungslösung von Kodak Alaris hat es der Bankengruppe ermöglicht, Informationen nahtlos, effizienter und einheitlicher zu verarbeiten. Die Minimierung manueller Prozesse bedeutet, dass mehr Arbeit in kürzerer Zeit erledigt werden kann. Dieses Upgrade hat zu erheblichen Kosteneinsparungen und einer höheren Kundenzufriedenheit geführt. Die hochpräzise Datenautomatisierung hat die Bedenken hinsichtlich Datensicherheit und Compliance verringert.

Info Input Solution ist eine webbasierte Software, die allen Mitarbeitern der Bank unabhängig von ihrem Standort Echtzeit-Zugriff auf gescannte Informationen bietet. Dank dieser IDP-Technologie kann die Bank Daten sowohl aus digitalen Dateien als auch aus physischen Dokumenten - einschließlich E-Mails aus 500 Postfächern - viel schneller und genauer als je zuvor erfassen, extrahieren und indexieren.

Die Scanner von Kodak Alaris liefern eine erstklassige Bildqualität, die dazu beiträgt, die Fehlerquote zu minimieren und überragende OCR-Leseraten zu ermöglichen, während fortschrittliche Funktionen zur Papierverarbeitung und -sortierung die Notwendigkeit manueller Eingriffe beseitigen. Mehr als 900 Dokumententypen in mehreren Sprachen werden jetzt automatisch klassifiziert, darunter Ausweisdokumente, Kundenverträge, Kreditformulare, Formulare für die Eröffnung eines neuen Kontos und Dokumente zum Nachweis des Wohnsitzes wie Stromrechnungen und Hypothekenabrechnungen.

Dank der Möglichkeit, maschinelles Lernen zur Automatisierung des Prozesses der Klassifizierung von Dokumenten, der Extraktion von Schlüsseldaten und der Indizierung dieser Daten zu nutzen, konnte die Zeit, die für die Erfassung und Bearbeitung von Dokumenten benötigt wird, erheblich verkürzt werden. Dies hat die Antwortzeiten insgesamt um 30%  verkürzt und sich positiv auf die Kundenzufriedenheit ausgewirkt.

Es müssen deutlich weniger " Ausnahmen " verwaltet werden, da alle Daten durch den zentralen Geschäftsprozess geleitet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Geschäftsregeln für die Datensicherheit - z. B. die Anonymisierung personenbezogener Daten - zuverlässig durchgesetzt werden können, was der Bank hilft, die aufsichtsrechtlichen Anforderungen zu erfüllen und das Risiko von Strafgeldern bei Nichteinhaltung zu verringern.

"Die Bank kann nun schnell und präzise große Mengen an Dokumenten klassifizieren und gleichzeitig E-Mails in den Prozess integrieren", so Saponara weiter. "Wir waren das einzige Unternehmen, das innerhalb der gesetzten Frist einen Proof of Concept liefern konnte, und unsere einwöchige Durchlaufzeit übertraf die Erwartungen der Bank bei weitem. Alle anderen Anbieter benötigten zwei Monate, um eine vergleichbare Lösung zu liefern."

Mit den intelligenten Dokumentenverarbeitungs- und Automatisierungslösungen von Kodak Alaris hat die führende europäische Bankengruppe erfolgreich ihre Ziele erreicht: die Verringerung von Datensicherheits- und Compliance-Risiken, die Senkung der Personalkosten durch Effizienzsteigerungen in den Prozessen und die Verbesserung des Kundenerlebnisses durch die Vereinfachung der Antragsverarbeitung.