Die steigende Popularität der digitalen Poststelle
Die Poststelle ist der Motor der papierbasierten Kommunikation in vielen Unternehmen. Was Sie vielleicht nicht erwarten, ist, wie sich die Postzustellung für einige Unternehmen, die in die digitale Transformation investieren, verändert hat.
Für diese Führungskräfte sind die Zeiten vorbei, in denen ein Angestellter die Post mit dem Rollwagen zwischen den Abteilungen zustellte und abholte. Heute ist die Post digital geworden, was erhebliche ROI-Verbesserungen und Vorteile für die Kundenzufriedenheit mit sich bringt.
Zugegeben, die Digitalisierung in der Poststelle ist nicht ganz neu. Wie fast überall im Büro hat sich auch der digitale Fortschritt über die Jahre schrittweise vollzogen.
Wir sehen, dass papierbasierte Prozesse immer noch eher die Norm als die Ausnahme sind und die Produktivität vernichten. Doug Miles AIIM, 2015 Forum UK
Von leistungsstarken Erfassungslösungen und Dokumentenscannern bis hin zu Digital Hubs
Die erste Welle der Digitalisierung und Automatisierung in der Poststelle war eng mit der Einführung von leistungsfähigen Dokumentenscannern und intelligenten Dokumentenerfassungslösungen verbunden. So stellen wir uns das typische Modell einer zentralisierten Poststelle von heute vor
In den letzten Jahren war dieses Modell mit Schwierigkeiten konfrontiert. Die Notwendigkeit, Mails und Dokumente so früh wie möglich zu erfassen, führt zu eher dezentralen und hybriden Modellen.
Zentrale Poststellen sind typischerweise nur in sehr großen Organisationen zu finden, während Zweigstellen und kleinere Unternehmen eher hybride Ansätze verfolgen. Natürlich hat jedes Unternehmen seine eigenen Einsatzanforderungen und es hängt von der Branche, der Region und den Kundenanforderungen ab, die das Unternehmen antreiben.
Große Service-Büros oder BPOs, die sich auf Poststellen spezialisiert haben, sind Drehscheiben der Dokumentenerfassung und -verarbeitung. Auch das ist nichts Neues. Tatsächlich findet ein erheblicher Teil der Dokumentenerfassung, -erfassung und anderer Digitalisierungsprozesse auch heute noch in Poststellen statt. Als Analysten erstmals über digitale Poststellen-Dienstleistungen diskutierten, drehten sich die Diskussionen im Wesentlichen um die Digitalisierung und Automatisierung von Eingangspostprozessen.
[Hierzu: Service Bureau vertraut auf Alaris, um überlegene Lösungen für die Poststelle und das Dokumentenmanagement zu liefern]
Vorteile der Implementierung von digitalen Poststellen
Verbesserte Rückverfolgbarkeit und Compliance der Post
Durch die Digitalisierung wird es einfacher, die Post während der gesamten Zustellung zu verfolgen.
Die Post wird gescannt, wenn sie in der Poststelle eintrifft, und kann in der Cloud gespeichert werden, bis der Empfänger sich entscheidet, sie zu löschen. Für Post, die nicht digitalisiert werden kann, wie z. B. Pakete oder wichtige Briefe, ermöglicht die Erstellung von Barcodes und das intelligente Auslesen von Barcodes den Mitarbeitern in der Poststelle die Verfolgung jedes Poststücks bis zur Zustellung.
Die Nachverfolgung der gesamten Post gibt nicht nur den Absendern und Empfängern Sicherheit, sondern schafft auch einen zuverlässigen Prüfpfad. Zugriffsbeschränkungen können auch verhindern, dass vertrauliche Informationen in die falschen Hände gelangen.
[Hierzu: Effiziente Organisation von Rechnungen und Post]
Verbesserter Kundendienst
Manuelle Postsortierung und -zustellung sind oft langsam, mühsam und fehleranfällig. Die Automatisierung dieses Prozesses bedeutet eine schnellere, effektivere und genauere Zustellung - etwas, das sowohl Ihr Postbetreiber als auch Ihre Kunden zu schätzen wissen werden.
Die schnellere Zustellung und die Tatsache, dass die Empfänger ihre Post aus der Ferne empfangen und darauf reagieren können, beschleunigt auch die Reaktionszeit der Kunden.
Generell verbessern digitale Poststellen-Services die Arbeitsabläufe, indem sie sicherstellen, dass die Post sofort an die richtige Person zugestellt wird - zum Vorteil aller Beteiligten.
[Hierzu: Die Implementierung von Digitalisierungsdiensten erhöht die Geschwindigkeit der Postdienste]
Zugriff aus der Ferne
Remote-Arbeit hatte stetig an Popularität gewonnen, als die COVID-19-Pandemie plötzlich einen massiven Wechsel von Vor-Ort-Jobs zu virtuellen Arbeitsplätzen auslöste. Jetzt sieht es so aus, als ob viele der neuen Remote-Mitarbeiter nicht mehr in ihre Büros zurückkehren werden, sobald die Dinge wieder normal laufen: In einer Gartner-Umfrage unter 127 Unternehmensleitern gaben 82 % der Befragten an, dass sie planen, Mitarbeiter auch in Zukunft in Teilzeit von zu Hause aus arbeiten zu lassen. 47 % gaben an, dass sie nun planen, Mitarbeiter komplett von zu Hause aus arbeiten zu lassen.
In Anbetracht dieser drastischen Veränderungen ist es sinnvoller denn je, auf Cloud-basierte Poststellen-Services umzusteigen, damit Einzelpersonen ihre Post von zu Hause, dem Büro oder wo auch immer sie gerade arbeiten, empfangen können. Der Fernzugriff auf E-Mails ist besonders wichtig für diejenigen, die beruflich viel unterwegs sind, da verpasste E-Mails ihre Fähigkeit beeinträchtigen könnten, wichtige Aufgaben zu erledigen.
[Hierzu: Werkzeuge zur Schaffung einer virtuellen Belegschaft]
Kosteneinsparungen
Digitale Poststellendienste machen manuelle Prozesse wie das Sortieren und Zustellen der Post überflüssig, wodurch Ihr Poststellenmitarbeiter oder -angestellter Zeit spart. Diese Zeitersparnis kann Ihnen wiederum Betriebskosten ersparen oder es Ihrem Poststellenmitarbeiter ermöglichen, sich um wichtigere Aufgaben zu kümmern.
Die Digitalisierung der Post reduziert auch die Notwendigkeit, all das Papier physisch zu lagern - und die damit verbundenen Kosten. Ebenso müssen Sie sich keine Gedanken über Gebühren machen, die mit verlegten Rechnungen und überfälligen Zahlungen verbunden sind, da nichts, was in Ihrem Dokumentenmanagementsystem gespeichert ist, verloren gehen kann.
Im Laufe der Zeit können Sie sogar Kosteneinsparungen durch die Effizienz erzielen, die sich daraus ergibt, dass Sie gescannte Post sofort finden können, ohne den Lagerraum zu durchwühlen und Dateien manuell durchsuchen zu müssen.
All diese Zeit- und Kosteneinsparungen bedeuten mehr Geld, das Ihr Unternehmen in den Ausbau seines Wettbewerbsvorteils investieren kann.
[Hierzu: Machen Sie ihre Poststelle weniger komplex]
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