Post digitalisieren: 8 Tipps für die Umsetzung

Digitalisierung der Post

Dokumente sortieren, falsch ausgefüllte Formulare erkennen, neu stapeln, aussortieren und im schlimmsten Fall einen Papierstau lösen, sind gängige Probleme, wenn man seine Briefpost digitalisieren möchte. Das sind alles manuelle Handgriffe, die den Scanprozess verlangsamen und den Anwendern häufig das Leben unnötig schwer machen.

Eine Digitalisierungslösung muss die Effizienz erhöhen, nicht schwächen, wenn Sie Papiere schnell digitalisieren möchten. Das Potenzial der Digitalisierung wird auch nicht ausgeschöpft, wenn Dokumente einfach nur gescannt und in einem Posteingangsordner gespeichert oder per E-Mail versandt werden.

Optimalerweise werden eingehende Dokumente gescannt, klassifiziert sowie Informationen extrahiert und zur Weiterbearbeitung nahtlos in den elektronischen Workflow integriert. Daten können so zuverlässig und sicher miteinander geteilt sowie ein nachvollziehbarer Digitalisierungsprozess geschaffen werden. Hier liegt der wahre Vorteil. Nur so kann man die Post in einem Unternehmen effektiv digitalisieren.

Doch auf was sollten Sie bei der Anschaffung eines Scanners, einer Erfassungslösung und bei der Digitalisierung der Poststelle achten?

1.Papiere digitalisieren

Das Digitalisieren von heterogenem Beleggut, also Dokumenten verschiedener Größen und Stärken gleichzeitig verarbeiten zu können, gehört zum Tagesgeschäft einer jeden Poststelle.

Die Scanner sollten deshalb in der Lage sein gemischte Dokumentenstapel unterschiedlicher Papierstärken und -formate, im besten Fall auch Plastikkarten, kleine Kassenbons oder Parktickets, problemlos zu erfassen. So kann ein schnelles Scannen gewährleistet werden.

Wichtige Eigenschaften eines Scanners für die Digitalisierung

• Intelligente Funktionen erleichtern die Papierzufuhr, indem beispielsweise Papierstaus bzw. Re-Scans vermieden werden. Denn diese kosten richtig Zeit und können zur Beschädigung von Dokumenten führen.

• Ein intelligenter Dokumentenschutz mit Ultraschalltechnologie registriert, falls es doch mal zu einem Fehl- oder Mehrfacheinzug kommen sollte und stoppt den Papiertransport sofort, um das Dokument nicht zu beschädigen.

• Im besten Fall besitzt der Scanner auch eine Metallklammererkennung, die Heft- und Büroklammern wahrnimmt und das Eindringen in den Scanner verhindert. Dadurch werden nicht nur Schäden an Scanner und Dokumenten vermieden, sondern auch Ausfallzeiten reduziert, die die Digitalisierung der Poststelle negativ beeinflussen können.

• Im Fall eines Doppeleinzugs ist es außerdem hilfreich, wenn die betreffenden Blätter nicht vollständig ausgeworfen werden. Am Display erkennt der Nutzer, was den Fehler verursacht hat. Es könnte ja sein, dass ein Dokument mit einer Haftnotiz versehen ist, die tatsächlich gescannt werden soll, oder es handelt sich um einen Briefumschlag.

Nun kann der Anwender schnell entscheiden, ob ein Re-Scan erforderlich ist oder der Doppeleinzug akzeptiert wird. All diese Funktionen sind notwendig, damit die Post effektiv und kostengünstig digitalisiert werden kann.

2. Scanner Sorter

Von großem Vorteil ist eine kontrollierte Ausgabestapelung. Sie sorgt für eine ordentliche Anordnung der Papierdokumente nach dem Scanvorgang und vermeidet, dass Dokumente neu sortiert werden müssen. Damit kann die Briefpost viel leichter digitalisiert werden.

Für die automatisierte Erfassung werden i. d. R. Trennblätter mit Barcodes benutzt. Werden sie nach dem Scanvorgang aussortiert und wiederverwendet entsteht dadurch ein manueller Aufwand, lässt man sie im Stapel verschwendet man Papier.

Wird ein Scanner mit integrierter Sorter-Funktionalität eingesetzt, so können die Trennblätter automatisch aussortiert und wieder genutzt werden. Das reduziert nicht nur die Kosten, sondern schont auch die Umwelt. Die anfangs höhere Investition amortisiert sich in kürzester Zeit.

Einige Geräte besitzen außerdem weitere spezielle Sortierfächer, um manuelle Handgriffe auf ein Minimum zu reduzieren. So sortiert der Scanner Dokumente, die eine spezielle Nachbereitung benötigen, wie originale Kundendokumente, die zurückgegeben werden müssen.

3. Bilder scannen

Ein wesentlicher Aspekt bei der Digitalisierung Ihrer Poststelle ist die Bildqualität. So bietet beispielsweise die Perfect Page Bildverarbeitungstechnologie von Kodak Alaris höchste Bildqualität, selbst für sehr schwierige Dokumente. Gerade wenn es darum geht kaufmännische Unterlagen zu scannen ist es immens wichtig, dass ein B nicht als 8 erkannt wird. Oder Dokumente, die einen farbigen Hintergrund haben sauber und einwandfrei dargestellt werden.

Auch bei der optischen Zeichenerkennung (OCR) ist die Bildqualität elementar. Unscharfe, schlecht gescannte Dokumente mit Fehlern, undeutliche Bilder oder zu heller Text führen zu einer schlechten Erkennung und die OCR-Ergebnisse leiden darunter. Eine auch nur ein Prozent schlechtere OCR-Leserate kann durch unnötigen Sonderaufwand schnell zu deutlich erhöhten Kosten führen und die spätere Wiederauffindbarkeit der Dateien erheblich beeinträchtigen. Deshalb sollten Sie immer darauf achten, dass ihr Gerät Bilder hochauflösend scannen kann.

Darüber hinaus sorgt Perfect Page für Schräglagenkorrektur und Bildkantenauffüllung. Dies vereinfacht die Verarbeitung gemischter Dokumentenstapeln, ohne sie zuvor nach Ausrichtung, Größe, Art oder Form zu ordnen. Dem nicht genug sorgt die Bildverarbeitungstechnologie auch für eine Hintergrundfarbglättung und komprimiert die Daten, sodass die Bilddateien relativ klein gehalten werden. Das spart nicht nur Speicher, sondern sorgt auch für einen schnelleren Zugriff. Nur so können Sie Bilder richtig scannen.

4. Schnelles Scannen

Alle Funktionen, die den Scanprozess beschleunigen sind willkommen, denn Dokumente schnell zu scannen, spart Zeit und Geld. So zum Beispiel die Smart Touch Technologie von Kodak Alaris, damit können Sie wiederkehrende und mehrstufige Scanprozesse mit nur einem Tastendruck auslösen.

So werden Routineaufgaben automatisiert und manuelle Eingaben minimiert, das begünstigt schnelles Scannen enorm. Mit der Smart Touch-Software können mehrere Schritte ausgelöst werden – so z. B. die Erstellung eines durchsuchbaren PDFs (oder andere Dateiformate) und das Dokument per Knopfdruck an einen Speicherort, gängige Cloud-Dienste oder per E-Mail versenden.

5. Datenschutz und Digitalisierung: 3 Fragen die Sie sich stellen sollten

Es gibt verschiedeneRichtlinien, wenn Sie Papiere digitalisieren wollen. Diese tangieren auch den Erfassungsprozess und können je nach Branche variieren. Für alle gültig ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die „geeignete technische und organisatorische Maßnahmen“ vorsieht.

1. Was heißt das für den Scanprozess? Er muss nachvollziehbar sein, wer hat was zu welchem Zeitpunkt erfasst.

2. Wo werden die Daten gespeichert und wer hat Zugriff darauf?

3. Besitzt der Scanner einen nicht permanenten Speicher für die Bilddateien, der automatisch beim Ausschalten gelöscht wird? Zusätzlich sollten Sie darauf achten, dass die Daten verschlüsselt im Netzwerk übertragen werden.

6. Scanlösungen

Schnelle, zuverlässige Scanner sind nur eine Seite der Medaille. Erst die richtige Erfassungslösung nutzt das volle Potenzial der Digitalisierung und hilft dabei, manuelle Handgriffe auf ein Minimum zu reduzieren. So können etwa Richtigkeit, Vollständigkeit und Sicherheit der Dokumente gewährleistet werden, damit ihre Poststelle auch fachgerecht digitalisiert werden kann. Viele Erfassungslösungen auf dem Markt wurden jedoch nicht weiterentwickelt, weshalb sie mit Scannern der neusten Generation nicht mehr mithalten können.

Gescannte Dokumente bearbeiten

Eine moderne Erfassungslösung muss sich bequem in bestehende IT-Landschaften integrieren lassen. Achten Sie auf eine hervorragende Performance, Integrität und Kompatibilität, die Software sollte mit nahezu allen gängigen Scannern und Datenbanksystemen zusammenarbeiten können, damit Sie ihre Post problemlos digitalisieren können.

Capture Pro von Kodak Alaris weist alleFeatures auf, die die Verarbeitung riesiger Datenmengen vereinfacht. Die Erstellung von durchsuchbaren PDF- und PDF-A-Dateien ist die Basis jeder Scanlösung, doch Capture Pro kann vieles mehr und ist deshalb für das Digitalisieren von Post bestens geeignet. Mit innovativen Funktionen wie Ausnahmeprüfung, erweiterter Indizierung und Extrahierung auf Experten-Niveau gelangen die Informationen schneller in die digitalen Geschäftsprozesse.

Dadurch wird viel Zeit bei der Datenaufnahme gespart, was die Effizienz Ihres Unternehmens steigert. Beispielhaft ist die intelligente Ausnahmeverarbeitung, die eine unmittelbare Validierung von Formularen sicherstellt, sodass fehlende Informationen zum Zeitpunkt der Transaktion identifiziert und behoben werden können.

Darüber hinaus setzt Capture Pro im Zusammenspiel mit Alaris Scannern einen Maßstab bei der Erkennung von Barcodes, die mit einer Auflösung von 600 dpi immer akkurat erfasst werden.

Bemerkenswert ist auch die smarte Auftragsauswahl, die spezifische Patchcode-Trennblätter zur Automatisierung von Auftrags- und Profilwechseln nutzt.

7. Service

In der Poststelle ist Zeit eine wichtige Ressource. Umso ärgerlicher ist es, wenn doch einmal ein Scanner ausfällt. Damit die Ausfallzeit so gering wie möglich bleibt, sind versierte Techniker gefragt. Vergewissern Sie sich vor der Anschaffung, welche Services der Hersteller oder Händler anbietet.

Gibt es eine gut erreichbare Hotline? Wie lange ist die Reaktionszeit, bis ein Techniker zu Ihnen kommt? Wichtig ist, dass Sie aus klar definierten Optionen wählen können und genau den Service erhalten, der den Ansprüchen ihrer Poststelle entspricht. Dieser Support ist sehr wichtig, damit die Digitalisierung ihrer Poststelle einwandfrei ablaufen kann.

8. Scanlösungen vor dem Kauf testen

Wenn Sie nicht die Katze im Sack kaufen wollen, dann machen Sie sich die Mühe undtesten die favorisierten Scanner und Scanlösungen vor Ort. In Ihrem Arbeitsumfeld können Ihre Mitarbeiter am besten entscheiden, welche Lösung Ihre Ansprüche erfüllt und ob sie hält, was sie verspricht.

Wenn Sie sich an alle Punkte aus diesem Artikel halten, dann dürfte einer Digitalisierung Ihrer Poststelle nichts mehr im Wege stehen.