So können Sie Ihre Papierrechnungen und Post effizient organisieren

Unorganisierte Stapel von Post, Rechnungen und anderen Papierdokumenten können einen ansonsten produktiven Arbeitsbereich wirklich durcheinander bringen. Wenn Sie einen Anreiz brauchen, um Ordnung reinzubringen - ob zu Hause oder im Büro - denken Sie daran: Studien haben gezeigt, dass die durchschnittliche Person mehr als vier Stunden pro Woche mit der Suche nach verlorenen Papieren verbringt, was sich negativ auf ihre Produktivität auswirkt und Stress und Prokrastination verstärkt. Wenn Sie nicht in der Lage sind, eine bestimmte Rechnung oder einen Kontoauszug ausfindig zu machen, kann dies dazu führen, dass Sie wichtige Fälligkeitstermine verpassen, verspätete Zahlungen leisten, Verspätungsgebühren und Finanzierungskosten erhoben werden und möglicherweise Ihre Kreditwürdigkeit herabsetzen.

Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr Chaos an Papierakten und Dokumenten in den Griff bekommen und das neue Jahr mit einer Haltung der Selbstverantwortung und einer effizienten Organisationsmethode beginnen.

Schaffen Sie eine Workstation

Bestimmen Sie einen Platz speziell für die Organisation von Dokumenten, das Sortieren von Post und das Bezahlen von Rechnungen, und tun Sie Ihr Bestes, um ihn ordentlich zu halten.

Aktenordner oder Papierablagen eignen sich gut, um wichtige physische Dokumente in einfache Kategorien zu ordnen, z. B. „bezahlen“, „schreddern“, „so schnell wie möglich erledigen“ oder „verschicken“. Sie sollten auch einen Aktenvernichter im Raum haben, um vertrauliche oder private Dokumente ordnungsgemäß zu beseitigen, einen Scanner, um Dateien zu digitalisieren, die zu viel physischen Platz beanspruchen, einen Planer oder Kalender mit Fälligkeitsdaten und Budgets und alle anderen notwendigen Hilfsmittel, die Sie bei der Organisation von Rechnungen und Post auf Trab halten.

Rechnungszahlung automatisieren

Viele Banken und Unternehmen bieten eine automatische Online-Rechnungsbegleichung an, was ein Lebensretter ist, wenn es darum geht, sich an Fälligkeitsdaten und Salden zu erinnern. Anstatt sich durch Akten und Poststapel zu wühlen, um herauszufinden, welche Rechnung zuerst fällig ist, wird bei der automatischen Zahlung Monat für Monat der fällige Betrag am Fälligkeitstag abgezogen.

Sie behalten Ihre Kontoauszüge im Auge und können so beginnen, Ihre Zeit und Energie auf andere Dinge zu konzentrieren, die Rechnungen auf sich beruhen lassen und sogar Ihre Kreditwürdigkeit durch konsequente pünktliche Zahlungen erhöhen.

Entscheiden Sie sich für papierlose Rechnungen und Auszüge

Anstatt eine großen Menge Papierpost in Ihrem Haus- oder Bürobriefkasten zu erhalten, einschließlich Rechnungen und Kontoauszüge, warum entscheiden Sie sich nicht für eine handlichere und umweltfreundlichere Option und wählen den papierlosen Weg? Ihre Bank und viele andere Abrechnungsunternehmen sollten auf ihrer Website eine Option haben, mit der Sie sich gegen Papierauszüge entscheiden können.

Das Vermeiden dieses Papiers, von dem Sie die Hälfte wahrscheinlich ohnehin schreddern oder recyceln würden, schafft dringend benötigten Platz und sorgt für einen reibungsloseren Ablauf in Sachen Organisation.

Beseitigen Sie Papier- und elektronische Junk-Mails

Nutzen Sie Dienste, die es Ihnen ermöglichen, Junk-Mails wie Kataloge, Newsletter, Zeitschriften, Coupons und andere unnötige Dokumente, die jeden Tag per Post bei Ihnen ankommen, abzubestellen. Auf Websites wie DMAChoice.org können Sie sich anmelden und den Erhalt unerwünschter Post an Ihre Adresse stoppen.

Nehmen Sie sich nun einen Moment Zeit und schauen Sie in Ihren E-Mail-Posteingang. Ist er überfüllt mit Werbenachrichten, Verkaufs-E-Blasts und Updates von Websites, die für Sie nicht mehr relevant sind? Nehmen Sie sich die Zeit, den „Abmelden“-Button zu drücken, den Sie normalerweise ganz unten in diesen Nachrichten finden, oder melden Sie sie als Spam. Wenn Sie von nun an Ihre E-Mails überprüfen, löschen Sie diese Nachrichten nicht automatisch, sondern suchen Sie den Abmeldelink oder markieren Sie sie als Spam, um Ihren Posteingang zu bereinigen.

Wichtige Dokumente elektronisch speichern

Von Gehaltsabrechnungen und Steuerdokumenten bis hin zu Geburtstagskarten und persönlichen Briefen - wenn Sie diese Gegenstände in irgendeinem alten Ordner oder einer Schublade aufbewahren, erhöht sich das Risiko, dass sie verloren gehen oder beschädigt werden, und der Zugriff auf sie wird erschwert. Kaufen Sie stattdessen einen effizienten Desktopscanner für Ihren Heimarbeitsplatz oder Ihr Büro und beginnen Sie damit, Ihre Papierdokumente in ein digitales Format zu übertragen.

Die Digitalisierung Ihrer Dokumente bringt viele Vorteile mit sich: Sie sparen Geld für Papierprodukte, sparen physischen Speicherplatz, erhöhen die Sicherheit vertraulicher Dokumente und ermöglichen eine einfache Weitergabe gescannter Dokumente von Person zu Person. Desktopscanner wie die Alaris E1000-Serie und die i1100-Serie benötigen nur wenig Platz und wurden entwickelt, um die Digitalisierung von Dokumenten zu vereinfachen und Dateien organisiert und gemeinsam nutzbar zu halten.

Steuerangelegenheiten getrennt halten

Der Internal Revenue Service empfiehlt, Steuerformulare und -unterlagen bis zu sieben Jahre lang aufzubewahren, je nach Dokument und Ihrer aktuellen Steuersituation. Es ist wichtig, diese Dokumente sicher und geordnet aufzubewahren, falls Sie aus irgendeinem Grund auf sie zurückgreifen müssen. Ideal ist es auch, diese Dokumente zu scannen und zu digitalisieren und sie in einem E-Ordner aufzubewahren, der mit dem Jahr und dem Formulartyp beschriftet ist. Vergewissern Sie sich, dass Sie alle nicht mehr benötigten Steuerdokumente schreddern.

Von der Einrichtung eines Platzes zum Sortieren von Papieren bis hin zur Entscheidung für elektronische Kontoauszüge gibt es viele Möglichkeiten, Ihre Post und Rechnungen zu organisieren. Benötigen Sie Ratschläge, wie Sie Ihr Zuhause oder Ihren Arbeitsplatz in eine papierlose Umgebung verwandeln können? Möchten Sie eine Empfehlung für einen Desktop-Dokumentenscanner, der Ihnen hilft, Ihr Ziel eines besser organisierten Arbeitsplatzes zu erreichen? Kontaktieren Sie Kodak Alaris noch heute und wir helfen Ihnen gerne weiter.