Stuttgart, Germany, 05.01.2022 - Mit fortschreitender Digitalisierung ist es nur konsequent, Papierdokumente zu eliminieren. Dabei geht es einerseits um das Scannen im Posteingang und andererseits darum, kostspielige physische Archive aufzulösen. Doch welche Bedingungen müssen gegeben sein, damit Originaldokumente nach dem Scannen vernichtet werden dürfen und gibt es welche, die in Papierform aufbewahrt werden müssen. Damit beschäftigt sich die „Technische Richtline Ersetzendes Scannen“ oder kurz TR-Resiscan.
Diese Empfehlung des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) legt fest ist eine Art Leitfaden der zu erfüllenden Kriterien für die Informations- und Rechtssicherheit beim Scanvorgang.
Die TR-Resiscan „in a nutshell“
Die TR-Resiscan teilt sich in zwei große Bereiche, den administrativen und den technischen Teil:
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Im administrativen Teil wird der generische Scanprozess mit der Dokumentenvorbereitung, dem Scannen, der Nachbereitung und schließlich der Integrationssicherung beschrieben.
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Der technische Teil widmet sich der Auswahl, Nutzung und Einrichtung von Hard- und Softwarekomponenten, der korrekten Entwicklung, Installation und regelmäßigen Prüfung des Prozesses bis hin zur Dokumentation des fehlerfreien Ablaufs.
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Damit die TR-Resiscan nachvollziehbarer und leichter anzuwenden ist, wurde sie zudem in drei Schritte aufgeteilt:
- Strukturanalyse: Diese umfasst das Scansystem und bedeutet, dass die für den Scanprozess relevanten IT-Systeme, Netze, Anwendungen und Datenobjekte identifiziert werden und dafür ein Netzplan erstellt werden sollte.
- Schutzbedarfsanalyse: Dabei werden Geschäftsprozesse, mitsamt der darin verarbeiteten Dokumente und Informationen, in die drei Schutzbedarf-Kategorien „normal“, „hoch“ und „sehr hoch“ eingestuft. Grundlage für diese Klassifizierung ist der zu erwartende Schaden, der bei einer Beeinträchtigung von Vertraulichkeit, Integrität oder Verfügbarkeit entstehen könnte.
- Sicherheitsmaßnahmen: Diese werden festgelegt, um ein angemessenes Schutzniveau zu garantieren. Hilfestellung geben hierbei IT-Grundschutzkataloge. Bei der praktischen Umsetzung empfiehlt es sich, pragmatische Lösungen orientiert am Schutzbedarf, der vorab festgelegten Klassifizierung, durchzuführen.
Die richtige Scanlösung unterstützt Sie bei der Einhaltung!
Kodak Alaris bietet ihnen innovative Scanlösungen, mit denen die Einhaltung der TR-Resiscan zum Kinderspiel wird!
Alle Scanner von Kodak Alaris bieten dank der integrierten Bildverarbeitungstechnologie Perfect Page stets gestochen scharfe Bildqualität, was die Lesbarkeit aller Dokumente sicherstellt.
Dank modernster Ultraschalltechnologie erkennen die Kodak Scanner mittels kleiner Mikrofone am Papiereinzug sofort verdächtige Knittergeräusche und stoppen den Scanvorgang, bevor Papierdokumente beschädigt werden. Neben dem Dokumentenschutz stellt diese Technologie sicher, dass wirklich jedes einzelne Blatt erfasst wird.
Darüber hinaus bieten moderne Erfassungslösungen wie Kodak Alaris Capture Pro und Kodak Info Input Solution weitreichende Möglichkeiten, um digitale Prozesse sicher zu automatisieren. Die Lösungen lassen sich zudem bequem in bestehende IT-Landschaften integrieren und überzeugen durch ihre hervorragende Performance, Integrität und Kompatibilität. Kodak Capture Pro weist alle Features auf, die die Verarbeitung riesiger Datenmengen vereinfacht: Von der Erstellung durchsuchbarer PDF- und PDF-A-Dateien, über die Ausnahmeprüfung und erweiterte Indizierung bis hin zur Extrahierung. Das gewährleistet eine schnelle Weitergabe von Informationen in digitale Folgeprozesse.
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Über den Geschäftsbereich Alaris von Kodak Alaris
Kodak Alaris ist ein führender Anbieter von Informationserfassungslösungen, die Unternehmensprozesse vereinfachen. Wir unterstützen Unternehmen, Informationen sinnvoll mit intelligenten, vernetzten Lösungen zu nutzen, basierend auf innovativer Bildwissenschaft, die seit Jahrzehnten unsere Kernkompetenz darstellt. Unsere ausgezeichnete Scanner, Software und Services sind weltweit über unsere Channelpartner verfügbar. Für weitere Informationen besuchen Sie bitte AlarisWorld.com und folgen uns unter @AlarisDACH.
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