Alaris hilft Plymouth NHS Trust beim Einrichten innerbetrieblicher Scan-Prozesse

Kundenprofil

University Hospitals Plymouth NHS Trust (UHPNT) arbeitet vorwiegend im Derriford Hospital in Plymouth (UK), dem größten Krankenhaus auf der südwestlichen Halbinsel und dem größten Traumazentrum der Region. The Trust Company bietet umfassende sekundäre und tertiäre Gesundheitsversorgung, verfügt über ein Einzugsgebiet für sekundäre Versorgung, dessen Bevölkerung 450.000 Menschen umfasst, und fast 2.000.000 Menschen der weiteren Umgebung der Insel haben Zugang zu den Spezialdienstleistungen von The Trust Company.

Herausforderung

UHPNT hat sich vorgenommen, eine einzige, sichere digitale Gesundheitsakte für jeden Patienten zu erstellen, die zu jeder Zeit von jedem Ort abrufbar ist. Der wichtigste Schritt, um dies zu erreichen, bestand im Einrichten eines innerbetrieblichen Scan-Büros. Rob Harder, Leiter für IT-Infrastruktur und Support-Services, sagt, es gab zwei Haupttreiber, als es darum ging, Papier durch digitale Akten zu ersetzen. „Äußerst wichtig war für uns, dass wir dieses Ziel im Einklang mit den NHS-Transformationsplänen der Regierung erreichten, indem wir ein papierfreies Gesundheits- und Pflegesystem schaffen. Außerdem war das Volumen der Akten auf Papier kurz davor, unsere Archivkapazitäten zu übersteigen.“

Health Records Manager Vanessa Bennet sagt, ein Schlüsselkriterium bestand darin, die Klinikärzte mit sofortigem Zugang zu den Daten zu versorgen und Akten zu jeder Zeit an verschiedenen Orten verfügbar zu machen. „Im Laufe der Jahre sind die Tätigkeiten des Krankenhauses deutlich gestiegen. Die Behandlung eines Patienten beschäftigt oft verschiedene Abteilungen. Wir mussten das Problem lösen, dass Papierakten zu einem bestimmten Zeitpunkt nur an einem Ort zur Verfügung standen.“

Weiter sagt sie: „Außerdem liegen unsere Archivräume außerhalb des Krankenhauses. Wenn ein Patient also als Notfall eingeliefert wird, konnte es ein Problem darstellen, außerhalb der normalen Arbeitszeiten an die entsprechenden Akten zu gelangen. Elektronische Informationen sind viel agiler und können zu jeder Tages- und Nachtzeit abgerufen werden.“

„Wir erkannten, dass es bei der digitalen Transformation nicht nur darum geht, Papier durch einen Scanner zu schleusen. Es gehört viel mehr dazu, weshalb wir uns für Alaris als Partner entschieden, um uns bei unserem Vorhaben zu unterstützen“, fügt Rob hinzu.

Vorteile

Alaris arbeitete eng mit dem Team von The Trust Company zusammen, um die Kapazitäten der Hard- und Software zur Unterstützung der Scan-Strategie von The Trust Company zu bestätigen und identifizieren. „Das Professional Services Team half uns, an der Lösung zu feilen, um den Scan-Prozess so effizient wie möglich zu gestalten“, erklärt Rob.

„Davon haben wir enorm profitiert. Wenn man versucht, sein Geschäft als Scan-Dienstleister zum Laufen zu bringen, muss man sicherstellen, dass alle verschiedenen Elemente so wirksam wie möglich zusammenarbeiten“, fügt er hinzu.

Sobald die Dokumente vorbereitet, gescannt, indiziert und auf Qualität überprüft sind, kommen sie in einen Überwachungsordner. „Mithilfe von OpenMigrate senden wir die Daten dann in unser Dokumentenmanagementsystem Documentum, wo sie anhand von Fortrus Unity angesehen werden. Alaris hat uns geholfen, den Scan-Prozess zu straffen, indem sie darauf achteten, dass wir geeignete Metadaten erfassen. Und da wir zur Optimierung mancher unserer Prozesse Barcodes verwenden, stellten sie sicher, dass die Software so konfiguriert war, dass sie diese Barcodes identifizieren konnte. All diese Maßnahmen waren für das Projekt wirklich hilfreich, weil sie die Prozesse effizienter und wirksamer gemacht haben“, erklärt Rob.

Als Teil des Projekts der digitalen Transformation hat The Trust Company seine eigene Scan-Anwendung entwickelt. „Sie ist in Verbindung mit unserem Scan4Safety-Programm mit unserer Verwendung von Barcodes verknüpft“, sagt Rob und fügt hinzu: „Die Anwendung hilft uns beim Nachverfolgen von Papierakten durch den Scan-Prozess hindurch. Fallakten werden aus dem Lager geholt, in Kisten verpackt und in Regalen gelagert. Jede Kiste trägt einen Barcode und so wissen wir, welche Akten in welcher Kiste sind. Mithilfe der Anwendung verknüpfen wir die Akten in der Kiste mit dem Fach im Regalsystem. So können wir sie bei ihrer Verarbeitung durch den Scan-Prozess nachverfolgen - von der Vorbereitung, dem Scannen, der Qualitätsprüfung und dem fertigen Ergebnis bis zu dem Moment, in dem sie für die Archivierung bereit ins Fach zurück gelegt werden.“

The Trust Company war von der Qualität der Scanner begeistert. Rachel sagt: „Seitdem wir voll betriebsbereit sind, haben wir insgesamt fast 24.000 Fallakten gescannt, von denen etwas mehr als die Hälfte verstorbene Patienten betrafen, sowie 20.000 Day-Forward-Akten.

Normalerweise verarbeiten wir ungefähr 1.300 Fallakten und 2.000 Day-Forward-Akten im Monat. Unser Spitzendurchsatz betrug 3.800 Bände sowie 2.650 Akten im Januar 2018 und die Scanner haben sich als durchwegs robust und zuverlässig erwiesen“, fügt sie hinzu.

Auch der laufende Service und Support haben sich als Mehrwert bewahrheitet. „Die Techniker sind sehr hilfsbereit. Sie haben uns gezeigt, wie sich kleine Probleme wie Striche auf Bildern entfernen lassen, wie man die Einstellungen verändert, um manche Bilder deutlicher zu machen, und wie man Fehler behebt. Sie führen sogar regelmäßige Checks durch, um sicherzustellen, dass die Lösung dauerhaft optimiert ist“, sagt Rachel und ergänzt: „Der beste Rat, den wir erhielten, war der Hinweis, dass es äußerst wichtig ist, die Geräte sauber zu halten. Wir säubern die Geräte täglich und reinigen sie einmal in der Woche gründlich. Das mag zeitaufwendig sein, spart auf lange Sicht hin aber Zeit.“

Mit diesem papierfreien Projekt versucht The Trust Company Kosten zu reduzieren, die Produktivität zu steigern und die Betreuung der Patienten dadurch zu verbessern, dass das Klinikpersonal schneller auf Akten zugreifen kann. Das medizinische Personal hat sich äußerst positiv dazu geäußert. „Sie schätzen es sehr, beim Besuch des Patienten direkt auf die Patientendaten zugreifen zu können, anstatt vorausplanen und die Akten bei der Aktenbibliothek anzufordern zu müssen.“ sagt Vanessa.

Sie fügt hinzu: „Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass die Patientenakte, sobald sie digitalisiert ist, von jedem anderen Spezialisten aufgerufen werden kann. Wenn sich das Projekt bisher also auf Pädiatrie und Hepatologie konzentrierte, digitalisieren wir die Akten auch, wenn ein Patient aus einem dieser beiden Fachgebiete an einen anderen Bereich überwiesen wird.“

„Im Allgemeinen finden die Klinikärzte die Möglichkeit des Zugriffs auf digitale Patientenakten gut, nur gibt es in Bezug auf die Verfügbarkeit von Computern an manchen Orten Probleme. So ist es in der Ambulanz, in der Patienten in kleinen Behandlungszimmern behandelt werden, manchmal schwierig, auf einen PC zuzugreifen, weil wenig Platz vorhanden ist“, sagt Rob.

Zum Problem nicht archivierter Akten, das jede Geschäftsstelle der The Trust Company betrifft, sagt Vanessa weiter: „Da die Dokumente in einem Krankenhaus rasch hin- und hergereicht werden müssen, lässt es sich nicht vermeiden, dass manchmal etwas nicht am richtigen Ort archiviert wird. Diese Papierdokumente werden dann an die Aktenbibliothek zurückgesendet, um dort archiviert zu werden. Wir waren bei der Archivierung von losen Papierdokumenten massiv im Rückstand, die viele Jahre zurückreichten - eine Mammutsaufgabe, die wir nie bewältigt hätten, wenn die Akten als Unterlagen in Papierform zu archivieren gewesen wären.“ Das Scannen hat diesen Prozess verbessert.

Zusätzlich zu der oben genannten Zahl der Akten hat The Trust Company fast 400.000 lose, nicht archivierte Unterlagen gescannt. „Wir konnten den Rückstand bezüglich nicht archivierter loser Unterlagen aufholen und, was am wichtigsten ist, die Informationen für die Klinikärzte verfügbar machen. Sie können sich einfach bei e-notes anmelden und fehlende Informationen abrufen. Falls uns neue nicht archivierte Akten für die Pädiatrie/Hepatologie oder HNO zugetragen werden, scannen wir sie einfach gleich“, erklärt sie.

Rob sagt, The Trust Company prüft derzeit den Bedarf an Back-Scanning. Der Grund für diese Überprüfung ist, dass der Back-Scan relativ unstrukturiert ist. „Laut dem Feedback von Klinikärzten ist es ziemlich schwierig, bei Patienten mit großem Aktenvolumen die nach dem Back-Scan-Verfahren gescannten Unterlagen zu durchsuchen, um die Information zu finden, die sie brauchen.“

Weiter sagt er: „Wir beabsichtigen, über einen Zeitraum von drei Jahren digitalisierte Gesundheitsakten auf alle Fachgebiete innerhalb des Krankenhauses auszuweiten. Ob wir dabei nur das Day-forward-Verfahren oder das Day-forward-Verfahren zusammen mit dem Back-Scan-Verfahren anwenden, hängt vom Ergebnis der Prüfung ab.

Wir müssen die Lagerkapazitäten im Lager prüfen und unser Ziel besteht darin, die mit physischer Lagerung verbundenen Kosten zu reduzieren. Sobald die Organisation weiß, welche Richtung sie einschlagen muss, werden wir diese Ziele dann noch immer erreichen. Gleichzeitig halten wir uns an den Code of Practice zur Datenverwaltung der NHS und können Daten in einem angemessenen Zeitraum abrufen.“ meint Rob abschließend.

Lösung

Die Entscheidung, die Akten innerbetrieblich zu digitalisieren, fiel im September 2016 und die Trust Company richtete ein hausinternes Büro ein, das mit Alaris Produktionsscannern und Alaris Capture Pro Software ausgestattet war. Die Lösungen wurden vom Alaris Wiederverkäufer CDW bereitgestellt und durch fachmännischen Service und Support von Alaris unterstützt.

Während der ganzen Entwicklung unterstützte das Alaris Professional Services-Team das Team des Scan-Büros, um den Erfassungs-Workflow so produktiv wie möglich zu gestalten. Zu den Services gehörten das Einrichten der Geräte für maximale Effizienz, das Schulen des Personals für eine korrekte Nutzung der Scanner und der Software, um perfekte Bildqualität zu erlangen, sowie Unterstützung beim Einrichten von Jobs, bei der Aktualisierung von Firmware, Durchführung regelmäßiger Wartung und dem Wechsel von Verbrauchsmaterialien.

Unter Berücksichtigung der Vorgabe, den BS 10008 Standard einzuhalten, der Authentizität, Integrität, Vertraulichkeit und die Verfügbarkeit elektronischer Informationen garantiert, arbeitete die Trust Company auch mit Elisabeth Belisle zusammen, einer langjährigen Partnerin von Alaris, die eines der ersten fachmännischen Scan-Büros in UK aufbaute, das die BS 10008 Standard-Zertifizierung erhielt. Elisabeth Belisle stand mit fachmännischer Unterstützung zur Seite, half beim Erstellen neuer Prozesse, gab praktische Trainings, und zeigte der Trust Company den Weg zur Zertifizierung, die sie für den Herbst 2019 anstrebt. Sobald die Zertifizierung erhalten wurde, kann die Trust Company mit dem Vernichten der alten Papierakten beginnen.

Das Team begann im Oktober 2016 mit dem Scannen veralteter Unterlagen. Der Leiter des Scan-Büros, Rachael Sargeant, sagt: „Bevor wir mit dem Projekt in Betrieb gingen und während wir noch geschult wurden, beschlossen wir, veraltete Unterlagen zu digitalisieren. Wir scannen diese Unterlagen weiterhin, immer wenn wir im Büro zusätzliche Kapazitäten haben. Dies gibt uns die Flexibilität, freien Platz im Archiv zu schaffen, um dort weiterhin Papierakten zu lagern, bis wir es geschafft haben, ganz ohne Papier auszukommen.“

Als das Projekt im März 2017 begann, scannte das Büro zuerst die Akten von aktuellen Patienten aus dem Fachbereich Pädiatrie und ging dann über zur Digitalisierung der Akten von Hepatologiepatienten. „Die betriebliche Anforderung für unser Büro besteht im Scannen von aktuellen Patientenakten“, erklärt Rob. „Wir haben diese Initiative mit diesen beiden Fachbereichen begonnen und nebeneinander Back-Scan- und Day-Forward-Scan-Prozesse durchgeführt.“