Noble Hospital mit Unterstützung von Alaris vollständig digital

Kundenprofil

Als Teil einer regierungsweiten digitalen Strategie, die darauf abzielt, Technologie zur weiteren Verbesserung der öffentlichen Dienste der Isle of Man zu nutzen, hat es sich das Noble's Hospital zum Ziel gemacht, bis zum Ende 2018 Papierakten vollständig zu beseitigen. Das Projekt ‚Digitale Zukunft‘ umfasste sowohl die Digitalisierung des ganzen medizinischen Aktenarchivs des 20 Stationen und 314 Betten zählenden Krankenhauses - ungefähr 90.000 Akten - als auch das Ausführen der fortlaufenden Day-Forward-Scan-Prozesse für laufend neu erstellte Klinikakten, um die Effizienz zu steigern und Patienten ein besseres Pflegeerlebnis zuteil werden zu lassen.

Herausforderung

Den Anfang der Reise hin zur digitalen Transformation des Noble's Hospital bildete das Scannen und Digitalisieren der gesamten Bibliothek medizinischer Akten. Der leitende Beauftragte für Klinikinformationen Chief Clinical Information Officer Dr. Gregor Peden sagt, es gab zwei treibende Kräfte für das Projekt. „Wir verwendeten die digitalen Akten als Meilenstein der restlichen Strategie für eine digitale Zukunft, also brauchten wir eine Art digitales Register, in das wir alle anderen Projekte einfließen lassen konnten.“

Er fügt hinzu: „Alle unsere Projekte produzierten digitale Informationen anstatt Papier, und wir brauchten einen Speicherort dafür. Also dachten wir, wir beginnen am besten damit, medizinische Akten zu digitalisieren und alles andere in diese Akten einzuspeisen.“

Die 90.000 medizinischen Akten, die in Ordnern voller Unterlagen gesammelt waren, nahmen mehr und mehr Lagerplatz in Anspruch, was zur zweiten treibenden Kraft wurde. Dr. Peden erklärt: „Uns war buchstäblich der Lagerplatz ausgegangen, die Aktenbibliothek war voll und wir hatten uns bereits auf ein Portakabin hinter dem Krankenhaus ausgeweitet. Wir mussten entweder woanders neu bauen, um Unterlagen zu lagern, oder in die Digitalisierung dieser Informationen investieren, um freien Platz schaffen, den das Krankenhaus für andere Zwecke nutzen könnte.“

Lösung

Der Alaris Partner MISL, führender Büro- und BPO-Dienstleister, erhielt den Zuschlag für die Digitalisierung des gesamten Archivs medizinischer Akten. Da alle Akten während der gesamtem Projektlaufzeit jederzeit für die Klinikärzte verfügbar bleiben mussten, war der Verbleib auf der Insel zwingend notwendig. Um dieser Anforderung gerecht zu werden, ernannte MISL den Alaris Reseller Manx BusinessSolutions für die Verwaltung der Back-Scan-Programme.

Um die Unmengen älterer Dateien zu scannen, richtete MISL Kodak i5850S Produktionsscanner und die Alaris Capture Pro Software ein, die Papierstapel in qualitativ hochwertige Bilder verwandelt. Kodak i3400 Scanner wurden bereitgestellt, um vor Ort die Day-Forward-Scan-Vorgänge auszuführen.

Der erste Schritt bestand in der Durchführung einer kontrollierten ersten Testbereitstellung. Das Krankenhaus entschied sich dazu, zuerst Mutterschafts-Akten per Back-Scan-Prozess zu scannen, da diese getrennt von den allgemeinen medizinischen Akten vorlagen. „Wir wählten diese Vorgehensweise, da sich mögliche Probleme während des Prozesses auf einen einzigen Bereich beschränken würden“, erklärt Dr. Peden und fügt hinzu: „Diese erste Bereitstellung verlief einwandfrei, ganz ohne Probleme.“

Als das Projekt auf Echtbetrieb umgestellt wurde, verwendete das Noble's Hospital die Akten ambulanter Patienten als Ausgangspunkt. Das Team für medizinische Akten nahm sich die Akten aller Patienten sechs Tage vor deren Behandlungstermine in der Klinik vor. Die Dokumente wurden in Kisten gesammelt, um von Manx Business Solutions digitalisiert zu werden. Als die Patienten dann zu ihrem jeweiligen Termin erschienen, lagen die Akten digital vor. „Wir beschlossen, die Akten zur Unterstützung unseres Trainingsprogramms bereits eine Woche vorher heraus zu suchen, nicht erst zwei Tage vorher. Wir konnten somit die Ärzte in ihren jeweiligen Kliniken schulen und es ihnen ermöglichen, die Akten einzusehen, die sie in der folgenden Woche benötigen würden, anstatt ihnen Dummy-Akten vorzulegen“, sagt Dr. Peden.

Gleichzeitig wurde hausintern Day-Forward-Scanning durchgeführt. Das Personal für medizinische Akten wurde für die Verwendung der Geräte und gleichzeitig auf die Einhaltung des britischen Standards BS 10008: 2014 geschult, der die Authentizität, Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit elektronischer Informationen garantiert.

Das Personal verwendete Scanner von Alaris, um die Papierakten direkt in MediViewer, die von dem Krankenhaus verwendete Lösung für elektronische Datenverwaltung (Electronic Data Management, EDM) zu scannen. MediViewer wurde von IMMJSystems, einem Alaris Partner, speziell für Einrichtungen im Gesundheitswesen konzipiert und indiziert Akten mit den erforderlichen Metadaten, um sie dann nach Patient, Inhaltstyp oder Ort durchsuchen zu können. Entscheidend dabei ist, dass diese Lösung konform ist mit dem Standard BS 10008: 2014, wodurch sichergestellt wird, dass die Patientenakte weder gelöscht noch auf irgendeine Weise geändert werden kann. Auch bietet sie einen vollständigen Prüfpfad.

Vorteile

Der Back-Scan-Prozess der 90.000 Akten war in weniger als 12 Monaten abgeschlossen, was bedeutet, dass das Krankenhaus sein Ziel, bis Ende 2018 frei von Papierakten zu sein, erreicht hat. „Am Anfang waren wir langsam, aber das Projekt gewann schnell an Boden und es kam der Augenblick, in dem die Manx Business Solutions täglich 75 Kisten erfassten. Dabei variierte die Zahl der Akten pro Kiste, da manche Ordner dicker waren als andere“, sagt Dr. Peden.

Die Back-Scan-Phase enthielt nun ein Element der Geschäftskontinuität. „Wir mussten auf der Grundlage arbeiten, dass ein Patient in die Notaufnahme kommt, während seine Akten gerade ganz wo anders gescannt wird. Also richteten wir einen zweistufigen Rückrufprozess für Notfälle ein. Im Grunde genommen konnten wir jede Akte noch am gleichen oder darauf folgenden Tag zurückrufen. Wir haben diese Möglichkeit nicht oft genutzt, aber für die zehn Rückrufe, die angefordert wurden, hat sie einwandfrei funktioniert“, fügt er hinzu.

Fortlaufendes Day-Forward-Scanning wurde problemlos integriert. Alle Pakete für Day-Forward-Scanning erhält das Team für medizinische Akten zusammen mit einem vorgedruckten Deckblatt mit QR-Barcodes. „Beim Scannen der Dokumente erkennt das MediViewer-System den Patienten und den klinischen Fachbereich. Das Team für medizinische Akten scannt in eine zentrale Stelle und die Software liest akkurat den Barcode und verknüpft die Dateien mit den relevanten Akten“, erklärt Dr. Peden.

Eine der wichtigsten Vereinbarungen der SLAs, die festgelegt wurde, besteht darin, dass alle erhaltenen Dokumente in einem Zeitfenster von 24 Stunden gescannt und in MediViewer importiert sein müssen. „Sowohl die Menge der Dokumente - das Team scannt am Tag ungefähr 7.000 Papiere - als auch der enge Zeitrahmen für die Bearbeitung bedeuteten, dass robuste, zuverlässige Scanner eine Grundvoraussetzung waren. Die Tatsache, dass wir diese SLA in den gesamten 18 Monaten seit Beginn des Prozesses kein einziges Mal verletzt haben, spricht für das Engagement unseres Scan-Büros und die Qualität und Zuverlässigkeit der Kodak Alaris Scanner“, sagt Dr Peden.

Das Krankenhaus wird in Kürze ein neues Projekt starten, das dem Personal Zugang zur direkten Bearbeitung der Akten verschafft. „Derzeit legen die Mitarbeiter, die direkt mit dem Patienten zu tun haben, die Unterlagen in temporäre Taschen. Bei der Entlassung oder zu bestimmten Zeiten holen Mitarbeiter der Aktenbibliothek diese Unterlagen ab, womit die 24 Stunden zu laufen beginnen.“ fügt er hinzu.

Das Projekt hat uns zu einer Reihe medizinischer Vorteile verholfen. Dr. Peden erklärt: „Die Digitalisierung hat sich an vorderster Front gelohnt, die Mediziner und das Pflegepersonal haben einen deutlich schnelleren Zugriff auf Patienteninformationen. Mehrere Personen können gleichzeitig auf eine Akte zugreifen, was mit Papier unmöglich ist. Und die Tatsache, dass mehrere Ärzte die gleiche Akte betrachten können, während sie am Telefon den Zustand eines Patienten besprechen, hat die Spielregeln komplett verändert.“

Dr. Peden sagt, dass besonders die Entscheidung zum Farb-Scannen echten Mehrwert erzielt hat. „Ich halte Scannen in Farbe inzwischen für ein absolutes Muss. Wenn man eine Reihe von Miniaturbildern auf einem Bildschirm betrachtet, lässt sich das Farbbild eines EKG beispielsweise viel besser erkennen als ein Schwarz-Weiß-Bild.“

Das Krankenhaus kann eine deutliche Zeit- und Kostenersparnis verzeichnen im Vergleich mit dem manuellem Archivieren, Nachverfolgen, Suchen und Abrufen von Akten. Fünf Mitarbeiter, die früher die Auslieferung von Akten verwalteten, erhielten andere Aufgaben, was zu Einsparungen führte. „Wir haben im Norden der Insel, 40 Fahrminuten von hier, ein Satellitenkrankenhaus. Früher gab es einen Dokumententransportdienst, der Unterlagen dort hin und sie abends wieder in unsere Aktenabteilung zurück brachte. Da die Akten nun digital vorliegen, brauchen wir diesen Dienst nicht mehr.“, sagt Dr. Peden.

Jetzt, wo wir mehr als 16 Millionen Papierdokumente beseitigt haben, ist die Archivierung für uns kein Problem mehr. Elektronisches Speichern ist viel günstiger, besser zugänglich und sicherer als das Archivieren von Unterlagen. Der früher für die Archivierung von Gesundheitsakten beanspruchte Platz wird vom Krankenhaus für neue Zwecke genutzt. Angesichts der Tatsache, dass neue Akten mit einer Geschwindigkeit von 7.000 Seiten pro Tag produziert werden, fällt nun auch die Notwendigkeit weg, mehr Archivplatz für zukünftige Papierakten zu finden, da die Unterlagen automatisch gescannt und in das System für elektronische Datenverwaltung (Electronic Data Management, EDM) aufgenommen werden.

„Wir haben unser ursprüngliches Ziel erreicht. Zusätzlich zur Digitalisierung der gesamten Bibliothek medizinischer Akten haben wir in Bezug auf unsere veralteten und speziellen Fachakten, die im Dachgeschoß archiviert waren, und ursprünglich für das Projekt als nicht relevant erachtet wurden, einen bedeutenden Durchbruch geschafft“, fügt Dr. Peden hinzu.

Was das Feedback der Mediziner zur Digitalisierungsinitiative betrifft, gab es laut Dr. Peden gemischte Ansichten. „Man muss zugeben, dass die meisten Auszubildenden bei der Pflege nun ein gewisses Maß an digitalen Gesundheitsinitiativen erwarten. Früher wurden Papierdokumente dazu genutzt, Aktionen auszulösen. So hatte ein Arzt beim Anblick der Unterlagenstapel auf seinem Schreibtisch einen visuellen Hinweis darauf, wie viele Briefe er noch zu diktieren hatte. Bei digitalen Akten gibt es keine physischen Erinnerungshilfen.“

„Bei jeder digitalen Transformation müssen die Änderungen berücksichtigt werden, die mit dem Prozess einher gehen. Durch die Digitalisierung haben wir Prozesse optimiert und eine Änderung der Arbeitsgewohnheiten erzwungen. Auf einen Bildschirm zu schauen, anstatt auf ein Stück Papier, stellt für uns jedoch kein neues Problem dar. Als Ärzte sind wir es sowieso gewohnt, viel Zeit hinter dem Bildschirm zu verbringen. Wenigstens können wir nun daran arbeiten, alles an einem Ort zu haben“, sagt er abschließend.