Kodak Alaris gibt heute bekannt, dass sein Partner, das in Großbritannien ansässige Büro und BPO-Unternehmen MISL, dem Zeitplan um 24 Monate voraus ist und bis Weihnachten 2015 alle medizinischen Patientenakten des Royal Free London NHS Foundation Trusts gescannt haben wird. Mit einer Dauer von nur 21 Monaten ist dies eine beachtliche Leistung, da etwa 750.000 Patientenakten mit insgesamt etwa 300 Millionen Bildern digitalisiert werden.
Im November 2013 erhielt MISL den bedeutenden Auftrag über 4,5 Millionen Pfund, um das Royal Free mit Dienstleistungen im Bereich des Dokumentenscannens zu begleiten. Das Projekt umfasst die Digitalisierung des gesamten Archivs der Krankenakten des Krankenhauses und das fortlaufende Scannen von Patientendaten, sobald neue klinische Berichte erstellt werden, das sogenannte „Day Forward Scanning“. Ursprünglich war geplant, das Projekt in fünf Jahren abzuschließen, doch dank der neuen Prozesse, der engagierten Arbeit der Mitarbeiter und der Investitionen in neue Technologien, die die Produktivität des Büros um über 20 % gesteigert haben, wird MISL das Projekt früher abschließen.
Das Royal Free ist eines der bekanntesten medizinischen Zentren des Landes und ein Lehrkrankenhaus in Hampstead im Norden Londons. Es bietet klinische Expertise von Weltrang in den Bereichen Nieren-, Leber- und Knochenmarktransplantationen, Brust- und plastische Chirurgie sowie Tumortherapie. Das Royal Free hat in Großbritannien eine Reihe von „Premieren“ gefeiert – es war das erste Krankenhaus, das eine Lebertransplantation zwischen einem lebenden erwachsenen Spender und einem Patienten durchgeführt hat, und das erste, das einen PET-Scan für Brustkrebs eingeführt hat. Jedes Jahr werden hier etwa 68.000 stationäre und 500.000 ambulante Patienten behandelt.
Will Smart, der Chief Information Officer des Royal Free, sagt: „Die Digitalisierung unserer medizinischen Archive steht im Einklang mit der QIPP-Agenda der Regierung, der Forderung von Jeremy Hunt, dass Trusts papierlos arbeiten sollten, und natürlich mit unserem Wunsch, die Patientenversorgung weiter zu verbessern. Der schnelle Zugriff auf Unterlagen über Computer ermöglicht dies und bedeutet, dass unsere Ärzte jetzt die Patientenakten direkt zur Hand haben.“
Um die spezifischen vertraglichen Anforderungen zu erfüllen, stellte MISL neue Mitarbeiter ein, mietete ein neues Gebäude für das Projekt und kaufte neue IT-Geräte – eine Investition von insgesamt 500.000 £. Im Rahmen dieser Investition erwarb MISL fünf Kodak i5600 und sechs Kodak i5800 Produktionsscanner sowie die Kodak Capture Pro Network Edition Softwarelösung für die Bildverarbeitung.
Steven Clarke, Vertriebs- und Marketingleiter bei MISL, sagt: „Um unsere vereinbarten SLA-Vereinbarungen einzuhalten,die Ausfallzeiten zu minimieren, die Produktivität zu steigern und die Einhaltung der BS100083-Richtlinien zu gewährleisten, haben wir auf die neuesten Scanner von Kodak Alaris gewechselt. Der Umgang mit medizinischen Akten ist nicht mit dem Scannen von Rechnungen oder Kontoauszügen zu vergleichen. Wenn die Qualität der gescannten Bilder nicht stimmt, spielt man möglicherweise mit dem Leben eines Menschen. Das darf man nicht vergessen, und deshalb wollten wir die beste Ausrüstung für diese Aufgabe haben.”
SLAs waren keine Wunschvorstellungen, sie mussten erfüllt werden
MISL vereinbarte je nach Art der Unterlagen verschiedene SLA mit dem Royal Free. Für das Scannen von Archivunterlagen betrug die Bearbeitungszeit fünf Tage von der Abholung bis zum Hochladen der Bilder, zwei Tage für das Scannen von Tagesberichten und zwei Stunden für Unfall- und Notfallunterlagen nach Eingang der Dateien im MISL-Büro. Die Bilder wurden über eine Standleitung sicher an das elektronische Dokumenten- und Aktenverwaltungssystem (EDRM) von Open Text des Royal Free übertragen.
Alastair Crisp, EDRM-Programmleiter am Royal Free, sagt: „MISL hat uns über 500.000 Bilder pro Tag geschickt, die in Open Text geladen und am Behandlungsort für alle Ärzte verfügbar gemacht wurden.“
Da sich das Royal Free auf Transplantationspatienten konzentriert – von denen es über 600 gibt – hat das MISL alle diese Akten vor Ort mit einem Kodak i5600-Scanner gescannt, da diese Aufzeichnungen von großer Wichtigkeit sind.
Die Zuverlässigkeit der eingesetzten Scanner ist daher von größter Bedeutung. „Neben der Bildqualität waren auch der Service und der Support für das gesamte Projekt von entscheidender Bedeutung und ein weiterer Grund, warum wir uns für Kodak Alaris entschieden haben”, sagt Francesca Foy, Betriebsleiterin von MISL. „Der Service von Kodak Alaris ist unübertroffen, da wir uns Ausfallzeiten einfach nicht leisten können.”
Darüber hinaus hat MISL robuste Pläne zur Wiederherstellung nach Katastrophen eingeführt, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten. Clarke sagt: „Wir haben unsere Prozesse getestet, ohne dass Kodak Alaris davon wusste. Die Leistung war hervorragend, was uns volles Vertrauen gab, dass wir alle unsere geschäftlichen Verpflichtungen gegenüber dem Trust erfüllen konnten.“
Die Scannerleistung führt bereits zu einer Produktivitätssteigerung von 20 %.
MISL konnte die Produktivität der Anwender mithilfe der Kodak i5600- und i5800-Produktionsscanner im Vergleich zu den älteren Geräten, die in der Dienstleistung eingesetzt wurden, um 20 % steigern. Die neuen Scanner verarbeiten 170 bzw. 210 Blatt pro Minute, ohne dass es eine tägliche Volumenbegrenzung gibt. Clarke sagt: „Wir haben mit knappen Margen gearbeitet, sodass die 20-prozentige Steigerung bedeutet, dass wir 70 Mitarbeiter für die Bearbeitung des Auftrages von The Royal Free eingestellt haben, nicht 84 – das ist eine Einsparung, die sich direkt auf unser Endergebnis auswirkt.“
Neil Murphy, Vertriebsleiter von Kodak Alaris in Großbritannien, sagt: „Zuverlässigkeit, Leistung, Service und Support sind die Eigenschaften, die uns auf dem Markt einzigartig machen. Das zeigt sich auch im Royal-Free-Projekt. Die Bildqualität ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung. MISL musste eine Fehlerquote von 0,01 % bei den Bildern einhalten, was auch gelungen ist. Dies ist ein Beweis für die Leistungsfähigkeit der Kodak Capture Pro-Bildverarbeitungssoftware, die übrigens auch keine Klickgebühren erhebt – perfekt für kostenbewusste Unternehmen mit einem enormen Papierverarbeitungsvolumen.
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