Compu-Stor ist der erste Kunde in Australien, der von der webbasierten, verteilten Erfassung mit Kodak Alaris profitiert

Entscheidende Vorteile

• Die Alaris Info Input Solution war einfach zu implementieren, ohne dass die Bediener eine steile Lernkurve durchlaufen mussten.
• Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten, können nun in Echtzeit auf gescannte Bilder zugreifen, was die Produktivität dramatisch verbessert hat.
• Aufträge werden heute viel effizienter als je zuvor bearbeitet.
• Die verbesserte Effizienz hat dafür gesorgt, dass das Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt und dass seine Kosten dem Markt entsprechen.
• Ein zukunftssicherer und skalierbarer Lizenzierungsrahmen macht es einfach, neue Benutzer hinzuzufügen, wenn das Unternehmen wächst.

Compu-Stor wurde 1987 gegründet und ist das größte in Privatbesitz befindliche Unternehmen für Information Management in Australien. Von drei Standorten in New South Wales, Westaustralien und Victoria aus bietet sie Kunden aus dem öffentlichen und privaten Sektor End-to-End-Lösungen für das Archivmanagement an.

Als Teil seines Bestrebens, das Unternehmen kontinuierlich umzugestalten und neu zu erfinden sowie seine Dienstleistungen über das Archivmanagement und die Dokumentenspeicherung hinaus zu erweitern, gründete Compu-Stor eine neue Abteilung, Digital Transformation Solutions (DTS). Von seinen Standorten in Perth, Sydney, Melbourne und Manila auf den Philippinen aus bietet DTS seinen Kunden landesweit eine Reihe von ausgelagerten Dienstleistungen an, darunter das Scannen von Dokumenten, Indexierung, Poststellendienste, professionelle Dienstleistungen, Lösungen zur Workflow-Automatisierung und Hosting.

Die Herausforderung

Die Beziehung des Unternehmens zu Kodak Alaris erstreckt sich über zwei Jahrzehnte. Das Unternehmen betreibt eine 22-köpfige Flotte von Scannern der Marke Kodak, die mit der Alaris Capture Pro Software betrieben werden, einer vollständigen Softwareanwendung für die Stapelerfassung von hohen bis niedrigen Volumen, die eine robuste Datenextraktion und -bereitstellung für Repository- und Geschäftsanwendungen bietet und so konzipiert ist, dass sie nahtlos mit jedem Scanner von Kodak Alaris zusammenarbeitet.

Das rasche Wachstum und die Nachfrage nach seinen Dienstleistungen veranlassten das Unternehmen, eine Technologie einzusetzen, mit der die Arbeitslast auf mehrere Standorte verteilt werden konnte. So war es beispielsweise möglich, dass nach dem Scannen der Bilder in einem Arbeitsgang die Indizierung leicht in einem anderen Arbeitsgang erledigt werden konnte.

"Angesichts des exponentiell wachsenden Volumens haben wir die geschäftliche Entscheidung getroffen, weiterhin Daten von unseren Nicht-Regierungskunden vor Ort in Australien zu erfassen und den Indizierungsprozess durch unsere Remote-Teams im gesamten Unternehmen zu verwalten", erklärte National Operations Manager Frank Sulfaro. „

Die Alaris Capture Pro Software bietet ausgezeichnete Imaging-, Indexierungs- und Ausgabefunktionen, und wir setzen diese Lösung weiterhin für Aufträge ein, die vollständig in Australien verarbeitet werden. Die Mitarbeiter berichteten jedoch, dass die Aktualisierungsrate der lokal gehosteten Bilder zu langsam war, so dass wir eine alternative Lösung finden mussten, die eine schnellere Aktualisierungsrate außerhalb der lokalen Einrichtung bietet, um letztendlich die Produktivität an diesem Standort zu erhöhen", fügte er hinzu.

Die Lösung

Gleichzeitig mit der Entscheidung von Compu-Stor, eine alternative Erfassungslösung zu erforschen, brachte Kodak Alaris zufällig die Alaris Info Input Solution auf den Markt, eine webbasierte und mobile Erfassungsanwendung, die für Mitarbeiter, die regelmäßig in verschiedenen Abteilungen oder an verschiedenen Standorten scannen, einfach zu implementieren und zu verwenden ist.

"Wir betreiben Kodak-Scanner im gesamten Unternehmen, und wir haben es vorgezogen, nicht zu einer Lösung eines alternativen Anbieters zu wechseln. Unser primäres Ziel war es, sicherzustellen, dass wir Unterbrechungen so gering wie möglich halten und unseren laufenden Betrieb nicht mit zusätzlichen Kosten belasten", so Frank.

Er fügte an: "Der Zeitpunkt dafür war ideal, wir mussten uns nicht umsehen. Die bestehende langjährige Beziehung mit Kodak Alaris, die Tatsache, dass die Alaris Info Input Solution die Probleme, die wir hatten, lösen würde, zusammen mit der wettbewerbsfähigen Preisgestaltung, war für uns sehr attraktiv.“

Ergebnis

Die Alaris Info Input Solution ermöglicht eine schnellere Erfassung und einen schnelleren Zugriff auf Informationen – im Büro oder per Fernzugriff, wodurch das Problem der Verzögerung von Mitarbeitern im gesamten Unternehmen beim Zugriff auf gescannte Bilder beseitigt wurde. Compu-Stor führt weiterhin die Alaris Capture Pro Software parallel zu Info Input Solution aus.

"Die Beschleunigung der Bildaktualisierungsrate war unser Hauptziel", so Frank. "Unsere Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten, können nun in Echtzeit auf gescannte Bilder zugreifen, was die Produktivität dramatisch verbessert hat.

Frank nannte Effizienz als Schlüssel, um sicherzustellen, dass das Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt und dass seine Kosten dem Markt entsprechen. "Wir bearbeiten Aufträge jetzt viel effizienter als zuvor. Da die Produktion viel schneller erfolgt, brauchen wir nicht so viele Mitarbeiter, die an der gleichen Stelle arbeiten, um die SLAs unserer Kunden zu erfüllen. Das hat zusätzliche Geschäftsvorteile gebracht, die sicherstellten, dass wir kosteneffizient bleiben".

Ein weiterer Vorteil einer Lösung, die so konzipiert wurde, dass sie nahtlos mit Scannern von Kodak Alaris zusammenarbeitet, war die Fähigkeit, sehr schnell einsatzbereit zu sein. Die Lernkurve war minimal. "Unser Team ist sehr erfahren im Umgang mit den Kodak-Scannern und der Alaris Capture Pro Software, unsere Arbeitsabläufe bleiben gleich und die Migration zur Alaris Info Input Solution war keine große Herausforderung", kommentierte Frank.

Beide Softwarelösungen bieten intelligente Funktionen wie die Fähigkeit, Schlüsseldaten automatisch aus Dokumenten zu extrahieren, die Verarbeitungszeit zu verkürzen und Strichcode-Lesefunktionen zur nahtlosen Verwaltung anspruchsvoller Dokumente. Das Unternehmen war vom ersten Tag an in der Lage, viele dieser Fähigkeiten zu nutzen, und musste nicht alte Prozesse anpassen oder Dinge anders machen, um den Durchsatz zu maximieren.

"Es verschaffte uns eine größere Sichtbarkeit der Arbeitsbelastung im gesamten Unternehmen und half unseren Teams an allen Standorten, besser zusammenzuarbeiten und zu kooperieren", fügte Frank hinzu.

Die weitere Geschäftsexpansion ist Teil des strategischen Plans des Unternehmens. Sie beabsichtigt, ihre physische Präsenz auf das ganze Land auszudehnen und erwägt eine Reihe von Städten mit dem Potenzial zur Eröffnung neuer Filialen. Wichtig ist, dass die Info Input Solution Compu-Stor Kapazität für weiteres Wachstum bietet. Die Software wird auf der Grundlage eines Lizenzmodells für gleichzeitige Benutzer geliefert, was bedeutet, dass sie sehr einfach zu flexibilisieren und an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen ist.

"Die Alaris Info Input Solution ist wirklich eine zukunftssichere Lösung, eine, die unseren heutigen und zukünftigen Bedürfnissen gerecht wird, da wir dem aktuellen Modell bei Bedarf einfach neue Lizenzen hinzufügen können. Es hat bereits viele geschäftliche Vorteile gebracht, und wir werden eine hohe Kapitalrendite erzielen", so Frank abschließend.