Neue Regierungsmandate transformieren die elektronische Datenverwaltung

In den meisten Demokratien wird von Regierungsbehörden erwartet, dass sie transparent, effizient und kostenbewusst arbeiten, gleichzeitig aber vertrauliche Informationen sicher und geheim halten. Wenn diese Informationen jedoch in Papierformat vorliegen, kann es ein mühevolles Unterfangen sein, diese Ziele zu erreichen.

Im Jahr 2018 hat das Nationalarchiv der Vereinigten Staaten (National Archives and Records Administration; NARA) eine Direktive eingeführt, die den technologischen Wandel fördern und die Modernisierung von Regierungseinrichtungen antreiben soll. Die darin festgelegte Verordnung M-19-21 mit dem Titel Transition to Electronic Records beschreibt die Richtlinien, nach denen die Aktenführung und Geschäftsprozesse von Regierungsbehörden bis Ende Dezember 2022 vollständig digitalisiert werden müssen.

Was ist NARA?

Die NARA wurde 1934 vom damaligen US-Präsidenten Franklin Roosevelt als unabhängige Agentur der US-Regierung gegründet. Sie ist in erster Linie dafür verantwortlich, die Akten der Nation zu schützen, sie zu dokumentieren und dafür zu sorgen, dass sie zugänglich sind.

Ihre Mission und Dienste

Die Mission der NARA besteht darin, den gesamten Verlauf von Akten festzuhalten, vom Zeitpunkt ihrer Erstellung bis hin zu ihrer letzten Nutzung.

Mit Archivstandorten in 17 Staaten unterstützt die NARA öffentliche Einrichtungen und Regierungsbehörden mit Auskunfts- und Recherchediensten. Darüber hinaus bilden 16 National Records Centers (FRCs) ein nationales Netzwerk, das dafür verantwortlich ist, Aufzeichnungen zu speichern, sie zugänglich zu machen und bei Bedarf den jeweiligen Bundesbehörden bereitzustellen.

Schriften

Manche bedeutenden Schriften der NARA reichen zurück ins Jahr 1775, also lange vor ihrer Gründung. Dazu gehören die Emanzipationserklärung und Protokolle früher Polarexpeditionen. Neben historischen Dokumenten wie dem Bill of Rights, der Unabhängigkeitserklärung und der Verfassung sind der NARA auch zahlreiche öffentliche Dokumente normaler Bürger, Militärakten und Einbürgerungsdokumente von Einwanderern anvertraut.

Die Aufgabe der NARA besteht darin, nur solche bundesstaatlichen Unterlagen aufzubewahren, deren Inhalte langfristig relevant, für Regierungsbehörden von Bedeutung sind oder Bürger mit wertvollen Informationen versorgen. Diese Akten machen üblicherweise zwei bis fünf Prozent aller innerhalb eines Jahres generierten Dokumente aus. Derzeit besitzt die NARA circa 133 Terabyte an elektronischen Daten und folgende Druckexemplare:

• 10 Mrd. Seiten Schriftstücke
• 12 Mio. Grafiken, Karten, technische Zeichnungen und Baupläne
• 25 Mio. Standfotos und Festbilder
• 24 Mio. Luftaufnahmen
• 300.000 Kinofilmspulen
• 400.000 Videos und Tonaufzeichnungen

Elektronische Dokumentenverwaltung

Da die NARA eine Möglichkeit brauchte, die rasch steigende Anzahl elektronischer Regierungsakten zu verwalten, zu schützen und zugänglich zu machen, gründete sie die sogenannten Electronic Records Archives (ERA). Diese Einrichtung ist dafür zuständig, wichtige elektronische Regierungsdaten so zu verwalten, dass sie zugänglich, geschützt und authentisch bleiben, solange sie als relevant erachtet werden.

Oben erwähntes Memorandum M-19-21 beschreibt die Schritte, die die Regierung zusammen mit der NARA unternehmen wird, um die festgelegten Ziele zur elektronischen Dokumentenverwaltung einzuhalten, und nennt die jeweiligen Fristen.

[Hierzu: Die Bedeutung der Datenverwaltung erkennen]

Was ist M-19-21?

M-19-21 ist eine vom U.S. Office of Management and Budget (OMB, deutsch etwa Amt für Verwaltung und Haushaltswesen) eingereichte, unterzeichnete Verordnung für die Vertreter der Ministerien und Bundesbehörden der Vereinigten Staaten. Sie beinhaltet einen Aktionsplan, der alle Regierungsebenen betrifft und fordert, dass sämtliche Aufzeichnungen, sowohl temporäre als auch permanente, die nach dem 31. Dezember 2022 von Ministerien und Bundesbehörden an die NARA gesendet werden, digitalisiert sein müssen.

M-19-21 weist alle Bundesbehörden dazu an, ihre Datenverwaltung bis zu diesem Datum unter Einhaltung sämtlicher diesbezüglich geltender Gesetze und Vorschriften vollständig zu digitalisieren. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen die Bundesbehörden folgende Schritte unternehmen:

1. Sicherstellen, dass alle bundesstaatlichen Aufzeichnungen geeignete Metadaten enthalten und in elektronischer Form erstellt, gespeichert und verwaltet werden
2. Pläne zur Schließung von analogen Aktenarchiven erstellen, die behördlich verwaltet werden, und diese Akten im Einklang mit den Gesetzen und Vorschriften zur Datenverwaltung auf von der NARA betriebene FRCs oder kommerzielle Speichereinrichtungen übertragen

M-19-21 konsolidiert die Anforderungen früherer Vorschriften zur OMB-Datenverwaltung, damit auf allen Regierungsebenen einheitliche Richtlinien und Prozesse befolgt werden. So setzt diese Verordnung folgende Direktiven außer Kraft:

• OMB Memorandum M-12-18, Managing Government Records Directive
• OMB Memorandum M-14-16, Guidance on Managing Email

Der erste Abschnitt von Memorandum M-19-21 legt die Implementierungsrichtlinien für Regierungsbehörden dar und setzt Ziele fest, die Behörden im Rahmen der Umstellung auf die elektronische Datenverwaltung erreichen müssen.

Implementierungsrichtlinien für Behörden

Regierungsbehörden betreiben weiterhin Dokumentenverwaltungsprogramme, die dem Federal Records Act und seinen Vorgaben entsprechen, und müssen folgende Fristen einhalten.

Der 31. Dezember 2019 wurde als der Tag festgelegt, bis zu dem alle langfristigen und alle temporären Daten von Regierungsbehörden so weit wie möglich elektronisch verwaltet werden mussten. Auch alle E-Mail-Daten müssen weiterhin in elektronischer Form verwaltet werden.

Bis 31. Dezember 2022 müssen alle Regierungsbehörden ihre langfristigen und temporären Daten mit geeigneten Metadaten versehen und ausschließlich elektronisch verwalten. Nach diesem Datum akzeptiert die NARA keine Daten in Papierform mehr, es sei denn, einer Behörde wurde nach einem von der NARA erarbeiteten Verfahren eine Ausnahme gestattet. Ausnahmen von der Verordnung, analoge Daten zu digitalisieren, werden in folgenden Situationen gewährt:

• Die Digitalisierung wäre aufgrund des erforderlichen hohen Zeit- bzw. Kostenaufwands oder Bedarfs an Ressourcen eine Belastung für die Öffentlichkeit.
• Die Kosten würden den Nutzen übersteigen.
• Die Digitalisierung analoger Daten sollte aus anderen Gründen, beispielsweise aus regulatorischen oder gesetzlichen Anlässen oder aufgrund politischer Hindernisse nicht erfolgen.

Bis 31. Dezember 2022 müssen alle Behörden, denen zuvor eine Ausnahme gewährt worden war, behördlich verwaltete Datenspeichereinrichtungen schließen und temporäre, inaktive Daten an FRCs oder kommerzielle Speichereinrichtungen übertragen. Nach diesem Datum müssen Behörden inaktive Dokumente speichern, die für die Übertragung auf kommerzielle Speichereinrichtungen in Frage kommen.

Implementierungsrichtlinien für NARA und OPM

Die NARA und das Office of Personnel Management (OPM) werden folgende Schritte unternehmen, um den Behörden bei ihrer Umstellung auf eine rein elektronische Dokumentenverwaltung zu helfen.

Am 30. September 2020 veröffentlichte die NARA aktualisierte Richtlinien und Vorschriften zur Beantwortung häufig gestellter Fragen und näheren Erläuterung des Memorandums M-19-21. Dieses Schriftstück enthält auch klare Anweisungen dazu, wie Daten digitalisiert werden, die ursprünglich analog erstellt wurden, Anträge auf Ausnahmen eingereicht und analoge Originale bei Bedarf entsorgt werden.

Die NARA speichert weiterhin analoge Daten, die vor dem 31. Dezember 2022 an ein FRC übertragen wurden, bis zum Datum ihrer Verwendung. Danach akzeptiert die NARA langfristige Daten in ihrer Originalform (analog) und entsorgt temporäre Daten sachgerecht.

Nach dem 31. Dezember 2022 müssen Behörden langfristige analoge Daten digitalisieren, bevor sie sie an die NARA übertragen. Die Digitalisierung, Übertragung und Metadatenerstellung müssen gemäß den von der NARA dazu festgelegten Vorschriften und Richtlinien erfolgen.

Die Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Regierungsdaten in Papierform und anderen analogen Formaten bedeuten jährlich tausende Stunden Arbeit und hunderte Millionen Dollar Steuer. Der Wandel hin zur vollständig elektronischen Datenverwaltung im Regierungsumfeld stellt eine umfassende Strategie zur digitalen Transformation dar, die zu ihrer Umsetzung ein Ökosystem aus Partnern und Lösungen erfordert.

Kodak Alaris arbeitet bereits mit verschiedenen Regierungsbehörden an deren Digitalisierungsstrategien und verfügt über eine umfassende Suite mit Lösungen, die das Memorandum M-19-21 unterstützen.

[Hierzu: Der Weg zur digitalen Transformation]