Komplette Anleitung zur Paperlosigkeit

Papierkram ist ein wesentlicher Bestandteil im Betriebsablauf, Papier als solches jedoch nicht. Tatsächlich führt die Nutzung von Papier zu Müll im Wert von Millionen von Dollars, was sich vermeiden oder zumindest drastisch reduzieren ließe, indem man auf Papier verzichtet. Mit den wachsenden Papierstapeln, stapeln sich auch Ihre Probleme:

• Mehr benötigte Zeit für Routinearbeit, die Papier als Quelle nutzt
• Erhöhtes Risiko einer Sicherheitsverletzung durch verlorene oder gestohlene Dokumente.
• Potenzielle Fehlerquelle bei manueller Informationseingabe in Systeme
• Verschwenden von Geld für Büro- oder Lagerräume für die Aufbewahrung von Papierkopien

Aus diesen und weiteren Gründen arbeiten alle möglichen Unternehmen und Behörden auf papierlose Prozesse hin. Der Wandel kann entweder von oben herab durch Unternehmensvorgaben erfolgen oder von unten nach oben durch einzelne Angestellte, die papierlastige Arbeit verrichten und die Möglichkeit sehen, die Prozesse zu beschleunigen. Welchem Modell Ihr Unternehmen auch folgen mag oder wenn Sie an künftige Änderungen denken, lesen Sie weiter, um praktische Tipps für die ersten Schritte zum papierlosen Arbeiten zu erfahren.

Tweeten Sie Folgendes: Lesen Sie hier den kompletten Guide zum papierlosen Arbeiten (#Paperless) für praktische Tipps, wie Sie papierintensive Geschäftsprozesse digitalisieren: https://ctt.ec/KSet8+

Weltweite Anstrengungen, auf Papier zu verzichten

Die Assoziation für Informations- und Image-Management (AIIM) ist die führende Institution im Bereich des papierlosen Arbeitens. Ihr jährlicher Welttag der Papierfreiheit (World Paper Free Day) ermutigt Unternehmen, einen Tag lang auf Papier zu verzichten, um das im alltäglichen Geschäfts- und Privatleben verbrauchte Papier zu reduzieren.

„Langsam aber sicher erkennen Unternehmen, dass die Digitalisierung großer Teile der Dokumente und Informationen, mit denen sie arbeiten, sowohl finanzielle als auch betriebliche Vorteile bringen kann,“ so AIIMs Chef-Prediger John Mancini in einer Umfrage im Jahr 2016. „Wir werden das Papier niemals gänzlich abschaffen können, aber wenn verstanden wird, dass der Verzicht auf Papier Kapitalrendite mit sich bringt und die allgemeine Produktivität steigern kann, werden Unternehmen bereitwilliger in Technologien investieren, die ihnen den Umstieg weg vom Papier ermöglichen.“

Kurzer geschichtlicher Abriss des papierlosen Büros

Es war der 30. Juni 1975, als die Bloomberg Businessweek erstmals von digitalen, papierlosen Büros sprach. Mehr als 40 Jahre später sind wir davon noch immer weit entfernt.

Im Jahr 2012 überstieg der weltweite Bedarf an Papier erstmals 400 Millionen Tonnen. Papier gehört bei uns so sehr zum Alltag, dass wir nicht einmal darüber nachdenken. Für eine Menge Unternehmen gibt es jedoch Wege, die Nutzung von Papier zu reduzieren oder geschäftliche Dokumente nach Eingang zu digitalisieren. Digitale Dokumente sind leichter zugänglich und lassen sich besser speichern und weiterleiten. Warum also nutzen wir immer noch das Papier?

 

Trotz der Zuversicht in den 70er Jahren und der Fülle an Möglichkeiten, die Verwendung von Papier einzuschränken, haben die meisten Unternehmen und öffentlichen Behörden noch einen weiten Weg vor sich. Selbst für jene, die bereits den Weg der digitalen Transformation eingeschlagen haben, gibt es noch viele Möglichkeiten zur Optimierung der Methoden, die für den Umstieg von Papier zu digitalen Formaten verwendet werden.

Das Forschungsunternehmen KeyPoint Intelligence untersuchte im Dezember 2016 den Fortschritt auf dem Weg zum papierlosen Arbeiten. Auf die Frage, ob sie es für möglich hielten, sich hin zu papierlosen Büros zu entwickeln, antworteten 15 % der Befragten, dass dies durchaus machbar sei, während 23 % dies für unmöglich hielten.

In vielerlei Hinsicht gehen Unternehmen, die sich im Prozess hin zu papierlosem Arbeiten befinden, durch unterschiedliche digitale „Zeitalter“ – aufgrund der Komplexität dieses Umstiegs ist es mehr als nur ein einfacher Schritt vom analogen zum digitalen Datenmanagement.

Warum Papier noch immer so weit verbreitet ist

• Bequemlichkeit: In den meisten Büros sowie bei Geschäften zwischen Unternehmen oder zwischen Unternehmen und Kunden ist das Arbeiten mit Dokumenten aus Papier völlig normal. Kollegen kommen mit einer Vielzahl an Rechtfertigungen, wie z. B. „es ist einfacher zu lesen“, „ich muss es abheften“, „wir müssen es archivieren“ oder „wir haben es immer so getan“. Formate wie JPEG und PDF sind auf gutem Weg, viele der verschiedenen Unternehmen zu überleben, von denen sie genutzt werden. Es stimmt, dass manch ältere Computereinträge schwer zugänglich sein können, aber mit normalem Übertragungsaufwand und langfristigem Erhaltungsaufwand können sie als Teil des Dokumenten-Lebenzyklus-Managements behandelt werden.


• Bestimmungen und Regularien: Viele Jahre lang waren Dokumente aus Papier nötig, um bestimmte Geschäfte abschließen zu können, insbesondere dann, wenn eine Unterschrift für deren Verbindlichkeit nötig war, oder wenn sie vor Gericht vorgelegt werden mussten. In vielen wichtigen Momenten im Leben eines Konsumenten ist Papier nötig, meist für eine Unterschrift. Große Ereignisse wie der Verkauf eines Unternehmens, der Antrag auf ein Darlehen oder der Kauf eines Autos sind nur einige Beispiele. Die genauen Voraussetzungen dafür, dass digitalisierte oder digital erstellte Dokumente vor Gericht anerkannt werden, variieren je nach Land und Dokumentenart, doch staatliche Regulierungen beinhalten oft Voraussetzungen, die nur mit einem digitalen Prozess erfüllt werden können, der komplett chronologisch dokumentiert ist.


• Gefühlte Erschwinglichkeit: Auf den ersten Blick erscheint Papier als die günstigere Variante. Verlässt man sich auf diesen Eindruck, kann sich dies kostspielig auswirken. In die Gesamtkosten für ein auf ein Papier setzendes Büro sind auch weitere Faktoren wie Drucker, Netzwerkverbindung, Tinte, Toner, das Papier selbst und die Instandhaltung all dieser Objekte mit einzurechnen. Mit Ihrem Unternehmen wachsen auch diese Kosten. Auf Unternehmensebene fallen diese Kosten an, um irgendwann im Müll zu landen. Wenn Papier Teil des Geschäftsablaufs ist, z. B. ein Formular für Versicherungsanspruch oder eine papierbasierte Umfrage, entstehen dennoch erhebliche Arbeitskosten für die manuelle Informationsverarbeitung.

Die Vorteile des Umstiegs auf papierloses Arbeiten

• Organisation: Keine Papierstapel mehr auf dem Schreibtisch oder in den Regalen. Auch keine sperrigen Aktenschränke mehr. Dies verhindert falsches Abheften oder Archivieren von Dokumenten und die dadurch gewonnene wertvolle Zeit kann für die Kundenbetreuung oder andere geschäftliche Prioritäten genutzt werden. Ordner und Dokumente sind so leichter zugänglich und lassen sich besser speichern und weiterleiten.


• Effizienz: Digitale Dokumente lassen sich viel leichter verwalten, speichern und abrufen als die Papiervariante. Die Möglichkeit, Dokumente jederzeit zugänglich zu haben und sie mit Kunden teilen zu können, verbessert die Team-Produktivität und sorgt für ein verbessertes Kundenerlebnis. Die Extraktion der erforderten Daten aus einem Dokument (durch automatische Erkennung von Druck, Handschrift oder optischen Markierungen) ist weit weniger zeitaufwendig und fehleranfällig als das Abtippen von Papier.


• Skalierbarkeit: Ohne die sperrigen Aktenschränke im Büro benötigt ein papierloses Unternehmen weit weniger Platz. Der nötige Personalaufwand für die Bearbeitung großer Auftragsmengen während Stoßzeiten oder während einer Expansion ist nur schwer zu messen, wohingegen es in einer digitalen Umgebung schnell und zuverlässig bestimmbar ist.


• Umweltfreundlichkeit: Wird weniger gedruckt, bedeutet dies, dass weniger Bäume für die Papierproduktion gefällt werden. Papier sorgt zudem für einen hohen Energieverbrauch sowohl in der Produktion als auch durch den Transport. Der Umweltaspekt ist daher ein beliebtes und relativ gutes Argument, um auf dem Weg hin zum Papierverzicht auch die Unterstützung Ihrer Angestellten zu bekommen.


• Schnellere Kommunikation: Wenn Sie nicht gerade den Aufpreis für eine Express-Lieferung bezahlen, weil beispielsweise Versicherungsfälle schnell erledigt und die Dokumente schnell bei einem Experten landen müssen, benötigen Papierunterlagen mindestens einen Tag, um von Punkt A nach Punkt B zu kommen. Und dies umfasst noch keine Verzögerungen, Falschlieferungen oder gänzlichen Verlust der Sendung. Einmal digitalisiert, kann auf ein Dokument umgehend zugegriffen werden, wenn es benötigt wird. Hier ist ein Beispiel eines Bauzulieferers, der den Liefernachweis sofort digitalisiert hat, um schneller bezahlt zu werden.


• Backup und Wiederherstellung von Dokumenten: Es ist teuer und zeitaufwendig, oftmals sogar unmöglich, ein Papierdokument zu ersetzen, wenn es beschädigt ist oder verlegt wurde. Ihre Stakeholder werden wichtige Dokumente vielleicht nie einsehen können, weil sie jemand verlegt hat, ein Feuer ausbricht oder eine Überschwemmung 200 Jahre alte Dokumente beschädigt. In einem papierfreien Büro werden Dokumente für einfache und schnelle Backups elektronisch auf einem Remote-Server oder in der Cloud abgelegt, wo Ihre wichtigen Informationen sicher gespeichert werden.


• Kostengünstiger: Das Lagern von Dokumenten ist kostspielig, insbesondere für Unternehmen in guter Lage. Auch das Drucken kostet Geld; zunächst fallen Kosten für das Papier selbst an. Hinzu kommen Drucker, Tinte, Versand und Instandhaltung der Drucker. Unternehmen können Lagerkosten vermeiden, indem sie auf digitale Dokumente umsteigen. Durch den reduzierten oder gänzlich unnötig gewordenen Lagerraum für Papierdokumente kann Ihr Unternehmen vielleicht in eine kleiner Location umziehen, um dadurch noch mehr sparen zu können.

Wie Ihnen diese Vorteile helfen

Neben den allgemeinen Vorzügen des papierlosen Arbeitens, ist es für die meisten papierlastigen unternehmerischen Anwendungen auch von speziellem Vorteil, das Papier so schnell wie möglich aus den Arbeitsabläufen zu entfernen.

Tweeten Sie Folgendes: Beginnen Sie ihre #DX-Reise, indem Sie in diesen 5 Anwendungsgebieten von der Papier- auf die digitale Form umsteigen: https://ctt.ec/9mULr+

Kreditorenbuchhaltung
Das Ausstellen von Rechnungen kostet Geld; Papier aus diesem Prozess zu entfernen, reduziert die Zusatzkosten. Rechnungsverarbeitung ist eines der modernsten Anwendungsgebiete für verfügbare digitale End-to-End-Lösungen, oftmals sogar ohne jegliches menschliches Zutun. Das Digitalisieren von Papierunterlagen in der Kreditorenbuchhaltung ermöglicht:

• Schnellere Abwicklung und einfachere Kontrolle von Zahlungsfristen, um von Preisnachlässen profitieren und Strafen vermeiden zu können
• Vermeidung kostspieliger und zeitaufwendiger Arbeit, um Rechnungen und Auftragsnummern abzugleichen
• Verringerung des Zeitaufwands für die Nachverfolgung von Genehmigungen

> Lernen Sie mehr darüber, wie Sie die Herausforderung der Kreditorenbuchhaltung meistern

Poststellenautomatisierung
Die Poststelle eines Unternehmens kann dieses sowohl ausbremsen als auch dabei helfen, viele Geschäftsprozesse zu beschleunigen. Hohes Arbeitsaufkommen kann mit einer digitalen Poststelle in einem Umfang bewältigt werden, wie es von Hand nie möglich sein wird.

• Vermeiden Sie Wartezeiten für Dokumente in den jeweiligen Abteilungen und Funktionen
• Gewährleisten Sie Ihren Angestellten Zugriff auf Daten und Dokumente in Echtzeit
• Erhöhen Sie die Kundenzufriedenheit und -treue durch kürzere Bearbeitungszeiten

> Lernen Sie mehr darüber, wie Sie die Herausforderung einer automatisierten Poststelle meistern

Formularverarbeitung
Formulare werden oft in Geschäftsanwendungen verwendet, in denen Kunden eine umgehende Antwort erwarten. Sie stellen eine große Möglichkeit dar, Kunden eine rein digitale Alternative (z. B. E-Formulare) zu bieten oder automatisch zu digitalisieren und zu verarbeiten.

• Optimieren Sie den Prozess der Dateneingabe und beschleunigen damit den gesamten Geschäftsprozess
• Verringern Sie die Fehlerrate im Vergleich zu häufiger manueller Eingabe
• Entlasten Sie Wissensarbeiter, sodass diese sich wichtigeren Aufgaben widmen können

> Lernen Sie mehr darüber, wie Sie die Herausforderung der Formularverarbeitung meistern

Onboarding
Das Kunden-Onboarding ist weit weniger aufwendig, wenn es digital geschieht Mit der richtigen Plattform kann ein Unternehmen neue Kunden schneller und einfacher gewinnen. Digitales Onboarding ist persönlicher. So widersprüchlich dies auch klingen mag, es ist wahr. Die durch geringeren Papieraufwand eingesparte Zeit beim Gewinnen eines Neukunden kann für persönliche Interaktion verwendet werden, was dem Kunden ein Gefühl höherer Wertschätzung vermittelt.

• Reduzierte Bearbeitungszeit führt zu höherer Kundenzufriedenheit
• Verbringen Sie weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben und erhöhen Sie die Mitarbeiterzufriedenheit
• Reduzieren Sie die Zahl der Fehler deutlich

> Lernen Sie mehr darüber, wie Sie die Herausforderung des Kunden-Onboardings meistern

Aktenverwaltung
Viele regulierte Branchen müssen für die Bearbeitung und Lagerung von Geschäftsdokumenten klar definierte Prozesse und Regeln befolgen. Neue Bestimmungen fordern Prozessanpassungen, zusätzliche Validierung sowie Dokumentation, was die Aktenverwaltung zu einem Prozess macht, der in einer papiergestützten Umgebung kaum zu bewerkstelligen ist.

• Vermeiden Sie Ineffizienz, Zeitverschwendung und Zusatzkosten eines papierbasierten Systems
• Schützen Sie sensible persönliche Daten; digitale Informationen lassen sich durch Funktionen wie Kennwortschutz, Datenverschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung sicherer aufbewahren.
• Sorgen Sie für eine bessere Einhaltung vorgegebener Regularien

> Lernen Sie mehr darüber, wie Sie die Herausforderung der Aktenverwaltung meistern

Ihre Checkliste, um eine papierlose Umgebung in die Tat umzusetzen

1. Bestimmung papierbedingter Engpässe

• Verschaffen Sie sich einen Überblick über die kritischsten Geschäftsprozesse, die Ihr Unternehmen ausbremsen oder ihm schaden, wenn sie sich verzögern
• Überprüfen Sie die vorhandene Dokumentation oder verschaffen Sie sich Stück für Stück einen Überblick darüber, wo Papier im Geschäftsverlauf verwendet wird
• Schätzen Sie das monatlich für Ihr Unternehmen anfallende Papier und die Zeit, die für das manuelle Bearbeiten der Papierdokumente benötigt wird
• Ermitteln Sie die Arbeitsschritte, die von einer Digitalisierung besonders profitieren würden

2. Setzen Sie auf papierfreie Prozesse, wo es möglich ist

• Ermitteln Sie Prozesse, die stark papierlastig sind und leicht digitalisiert werden können, wie z. B. die Verwendung eines E-Formulars anstelle der Papiervariante
• Stellen Sie sicher, dass digitale und konventionelle Prozesse parallel verarbeitet werden können und vollständig integriert sind, um einen reibungslosen Übergang von der Papier- zur digitalen Form zu ermöglichen.

3. Scannen und Backfile-Konvertierung

• Alle in Papierform eingehenden Dokumente sollten möglichst schnell nach Eingang konvertiert werden. Sie können Kunden, Zulieferer oder Lizenzierungskontakte nicht zwingen, auf Papier zu verzichten und es ist recht wahrscheinlich, dass Papierdokumente und Ordner noch für eine Weile Teil Ihrer Abläufe sein werden. Wichtig ist jedoch, diese Dokumente zu digitalisieren, sobald sie in Ihrer Firma oder Agentur ankommen.
• Es kann wertvoll sein, existierende Archive zu digitalisieren, doch dies erfordert hohe Zugriffsraten oder häufige Einbindung in die Prozesse des neuen Geschäftsbereichs. Eine betriebswirtschaftliche Auswertung muss den Geschäftswert bestätigen.

4. Informieren Sie Ihre Kunden

• Sobald Sie den Wechsel hin zur völligen Digitalisierung vollzogen haben, sollten Sie Ihre Kunden über die Änderungen informieren und darüber, inwiefern es sie betrifft. Es kann sinnvoll sein, ihnen eine informierende E-Mail zu schicken, in denen Sie die Vorteile für sie hervorheben und gleichzeitig auf mögliche Bedenken bezüglich Sicherheit und Datenschutz eingehen.
• Erklären Sie Ihren Kunden gegebenenfalls auch die Möglichkeit elektronischer Unterschriften.
• Bieten Sie Ihren Kunden Anreize für den Umstieg, wie reduzierte Gebühren, zusätzlichen Treuebonus etc., um die Hürde der Bequemlichkeit leichter zu überwinden.

Genießen Sie letzten Endes die Vorteile! Die Zeit- und Kostenersparnis werden sich für Sie lohnen und auch die erhöhte Kundenzufriedenheit und -treue wird immens zu spüren sein.

Ihre wichtigsten Werkzeuge, um auf Papier zu verzichten

Es gibt unzählige Möglichkeiten, Ihren persönlichen Papierverbrauch zu reduzieren, doch ein Gesamtüberblick darüber, wie Papier in Ihrem Unternehmen genutzt wird, dürfte den größten Effekt haben. Ein guter Beginn besteht darin, zu sehen, woher Papier in ihr Unternehmen kommt, und es sofort zu digitalisieren.

Ihr wichtigstes Werkzeug, um all dies zu erledigen? Das IN2 Ecosystem vereint preisgekrönte Scanner und Software mit Services und Partnerschaften, um Unternehmen zu helfen, Papierdokumente leicht auszuwerten und papierfrei zu arbeiten. Dieser einzigartige Ansatz dient der Produktivitätssteigerung, einer höheren Kapitalrendite und einem höheren Geschäftswert.

Fortschrittliche Scanner für Unternehmen erledigen weit mehr als nur ein Bild zu erfassen, sie sind die Einstiegshilfe in den kompletten Digitalisierungsprozess. Scanner wie die Modelle S2060w und S2080w, die Teil des IN2 Ecosystems sind, wandeln Rohdaten in nützliche Information um. In Kombination mit Capture-Software wie der Kodak Capture Pro Software, können Scans indiziert, getippter oder handschriftlicher Text erkannt und Informationen für Business-Systeme herausgezogen werden, ohne dass manuell eingegriffen werden muss. Die Automatisierung der Informationserfassung gestaltet den Prozess weniger komplex und eröffnet Ihrem Unternehmen neue Möglichkeiten.

Weitere Informationen zum IN2 Ecosystem und dessen Lösungen finden Sie auf: www.alarisIN2.com. Um sich direkt mit dem Vertrieb in Verbindung zu setzen und um herauszufinden, wie wir Ihrem Unternehmen bei der Optimierung des Prozesses der Informationserfassung helfen können, kontaktieren Sie uns! 

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