Idylle und Fortschritt schließen sich nicht aus
Schorndorf im idyllischen Remstal in Baden-Württemberg ist eine Stadt mit Geschichte. In den malerischen Gassen der historischen Altstadt mit ihrer Fachwerkkulisse finden sich zahlreiche Fachgeschäfte und Cafés, die zum Schlendern sowie Verweilen einladen. Auch einige namhafte Persönlichkeiten haben hier das Licht der Welt erblickt. Der bekannteste von ihnen ist wohl Gottlieb Daimler, seines Zeichens einer der Urväter des Automobils. Diese innovationsträchtige Historie schärft auch den Blick in die Zukunft der Stadt. Themen wie Nachhaltigkeit und Digitalisierung sind längst in den Plänen der Stadtverwaltung verankert und spiegelt sich in konkreten Projekten wider. So ist nun der Entschluss gefallen, auch den zentralen Posteingang der Stadtverwaltung zu digitalisieren.
Die Stadt Schorndorf steht, wie viele andere öffentliche deutsche Verwaltungen, vor der Herausforderung, ihre Prozesse zu digitalisieren. Geht es nach dem Onlinezugangsgesetz, müssen Bund, Länder und Kommunen ihre Verwaltungsleistungen und -portale bis Ende 2022 auch digital anbieten. Aufgrund diverser globaler Herausforderungen zeichnet sich jedoch eine Firstverlängerung bis 2025 ab, doch das schmälert den Digitalisierungsdruck in keiner Weise. Denn auch der Effizienzgewinn, den die digitale Arbeitsweise mit sich bringt, ist immens. Das weiß Schorndorf aus eigener Erfahrung und forciert ihre digitale Agenda wie jetzt mit dem Projekt des zentralen Posteingangs.
Papierdokumente sind der Flaschenhals
In Schorndorf findet man eine typische Stadtverwaltung, die in zwölf Fachbereiche aufgeteilt ist. Zwar ist bereits eine Lösung für die E-Akte, enaio® von Optimal Systems, vorhanden, doch das gesamte Potenzial ließ sich aufgrund der immer noch hybriden Arbeitsweise nicht voll ausschöpfen. Mit hybrid ist in diesem Fall der bis dato hohe Anteil an Papierdokumenten in den Prozessen gemeint. Mit der Digitalisierung des zentralen Posteingangs gelangt nun der größte Anteil an papierbasierten Unterlagen gar nicht mehr in Umlauf und kann umgehend bearbeitet werden. Das kommt auch modernen sowie flexiblen Arbeitsweisen mit Homeoffice-Möglichkeiten zugute.
Maßgabe bei der Anschaffung der entsprechenden Hard- und Software war das perfekte Zusammenspiel mit den vorhandenen Systemen. Weitere Kriterien bestanden in der einfachen Nutzung, der Einhaltung von gesetzlichen Auflagen wie TR-Resiscan und DSGVO sowie Nachhaltigkeit. Die IBYKUS AG arbeitet derzeit an einem Zusatzmodul, welches die Beweiswerterhaltung der digitalen Unterlagen sicherstellt. Hierfür werden Transfervermerk und Signatur/Siegel automatisiert für die digitalisierten Dokumente generiert. Darüber hinaus war es für die Stadt wichtig, dass das finale System in Eigenadministration betrieben werden kann.
Den Zuschlag für dieses Projekt konnten sich die Kodak Partner Optimal Systems GmbH für die Implementierung der Software im Zusammenspiel mit der IBYKUS AG, die für Scanner und Erfassungslösung verantwortlich zeichneten, sichern.
Moderne Erfassungsprozesse sorgen für Effizienz
Überzeugen konnte dabei die Kombination aus der Erfassungslösung Kodak Capture Pro und dem E-Akten-System enaio® von Optimal Systems.
Kodak Capture Pro ist eine hochentwickelte Erfassungslösung, die Prozesse zuverlässig automatisiert, wodurch manuelle Abläufe erheblich reduziert werden. Hierfür lassen sich Scanjobs vordefinieren, so dass sich wiederkehrende Routineaufgaben, auch mit mehrstufigen Anforderungen wie Dateiformat, Auflösung und Zielordner, ganz einfach per Klick erledigen. Sie bietet zudem die Möglichkeiten der Klassifizierung, Extrahierung und Validierung der digitalisierten Formulare sowie Daten. Dank der Schnittstelle zu enaio® lassen sich Dateien nahtlos in den Zielordner integrieren. Wird zum Beispiel die Eingangspost im Stapel verarbeitet, werden die Dokumente durch entsprechende Trennblätter mit Barcodes nach den entsprechenden Fachbereichen getrennt. Die digitalisierten Unterlagen werden direkt in den jeweiligen Posteingangsordnern in enaio® abgelegt. Von dort aus werden sie von einem Mitarbeiter an die zuständigen Sachbearbeiter verteilt oder archiviert.
enaio® von Optimal Systems ist ein bewährtes E-Akten-System und kommt bereits in vielen öffentlichen Verwaltungen zum Einsatz. Es bietet weitreichende Funktionen, die perfekt auf die Anforderungen von Behörden zugeschnitten sind. So ist die elektronische Ablage auch entsprechend nach Schränken und Ordnern organisiert, die individuell angepasst werden können. Bei den digitalen Fallakten kann genauso wie in der analogen Welt mit Registern gearbeitet werden, was Ordnung schafft und eine schnelle Auffindbarkeit gewährleistet. Darüber hinaus stehen nützliche Funktionen, wie das Abonnieren einer Akte zur Verfügung. So haben Sachbearbeiter beispielsweise die Möglichkeit, eine Push-Benachrichtigung zu erhalten, sobald neue Unterlagen eingegangen sind. Damit der Datenschutz gewährleistet wird, lassen sich Zugriffsberechtigungen sehr präzise konfigurieren. Das ist essenziell, denn jeder Fachbereich der Stadtverwaltung benötigt individuelle Freigaben für seine Mitarbeitenden.
Mit gutem Beispiel voran
Die Stadt Schorndorf legt großen Wert auf Nachhaltigkeit und Green IT. Daher werden alle Investitionen auf diese Merkmale eingehend geprüft. Die Wahl beim Scanner fiel auf den Kodak i5650S aus verschiedenen Gründen. Zum einen sind Kodak Scanner für ihre Robustheit und Langlebigkeit bekannt, zum anderen hat man ein Modell gewählt, das mit den Aufgaben skalierbar ist und einen Sorter besitzt. Dieser ist im konkreten Fall hilfreich, Papier und Arbeitszeit zu sparen, denn die beim Scannen genutzten Trennblätter werden automatisch über den Sorter ausgegeben und können so ganz einfach wiederverwendet werden. Da es gerade in Behörden extrem wichtig ist, dass auch wirklich jedes einzelne Blatt erfasst wird und kein Dokument zu Schaden kommt, überzeugte der intelligente Dokumentenschutz mit Ultraschalltechnologie. Und für höchste Bildqualität auch bei schwierigen Originalvorlagen sorgt die Bildverar-beitungstechnologie Kodak Perfect Page. Mit mehr als 30 Funktionen zur Bildverbesserung, inklusive Schräglagenkorrektur, stellt sie stets perfekte Lesbarkeit sicher und garantiert eine hohe OCR-Leserate. Geliefert und installiert wurde der Scanner von der IBYKUS AG, die in Zukunft auch den Service und Support für das Gerät übernimmt.
Produktiv und intuitiv
Dank des digitalen Posteingangs lässt sich nun das volle Potenzial von enaio® nutzen und viele manuelle Tätigkeiten wurden eliminiert, die vorher viel Zeit in Anspruch genommen haben. Damit die Erfassung so intuitiv wie möglich vonstattengeht, wurden in Kodak Capture Pro insgesamt 20 Scanjobs vordefiniert, die mit nur einem Klick ausgeführt werden. Darüber hinaus werden nun alle Dokumente automatisch beim Scannen mit einem Posteingangsstempel versehen, bevor sie in den entsprechenden „Posteingangsschrank“ von enaio® gehen.
„Durch die Digitalisierung unseres zentralen Posteingangs konnten wir unsere Prozesse wesentlich produktiver gestalten. Dabei entlastet die Erfassungslösung Kodak Capture Pro unsere Mitarbeiter, da Dinge wie die Posteingangsstempelung nun automatisiert erledigt werden und dank der intuitiven Nutzeroberfläche gelangen digitalisierte Dokumente sowie Daten schnell in die Posteingangsschränke von enaio®. Wir sind sehr zufrieden mit dieser Lösung, auch deshalb, weil wir vorher die Möglichkeit hatten, das System ausgiebig zu testen. Nun sind wir gespannt auf das angekündigte TR-Resiscan-Modul und die damit verbundene Möglichkeit auch sensible Dokumente beweiserhaltend ersetzend scannen zu können“, so Jessica Löscher, Projekt- und Prozessmanagerin in der Stabstelle Digitalisierung der Stadt Schorndorf.
