Oklahoma State University maximiert die Vorteile aus verteilter Erfassung mit Alaris S2070-Scannern

Die Registrierungsstelle und andere Abteilungen der Oklahoma State University haben Zulassungspapiere und Dokumente über ein Jahrzehnt lang in einer zentralisierten Scan-Umgebung digital erfasst. Es wurden große, auf hohes Volumen ausgelegte Einheiten eines anderen Herstellers verwendet. Diesen uralten Scannern sah man ihr Alter bereits an und sie verursachten, durch die immer teurer werdenden jährlichen Service-/Wartungsverträge, jährlich hohe Kosten.

Dieser zentralisierte Erfassungs-Workflow passte auch nicht zu den wachsenden Bedürfnissen der OSU und ihren vielen Abteilungen an ihrem größten Hochschulstandort Stillwater oder den weiteren neun Hochschulstandorten in ganz Oklahoma.

OSU-Datenbankadministrator Erin Girton bat zuerst die Klienten der Universität um ihr Feedback bezüglich ihrer Anforderungen und unerfüllten Bedürfnisse und suchte dann unter anderem im Gespräch mit Tommy Tsaboukos, Account Manager bei Alaris, einem Unternehmen von Kodak Alaris nach Lösungswegen. Und was Tsaboukos ihm mitteilte, war wie Musik in seinen Ohren.

„Wir wussten, dass in Abteilungen wie Personalwesen, im Sekretariat und bei den Zulassungen besser zugängliche, flexiblere Scanner gebraucht wurden“, sagt Girton. „Als wir erfuhren, dass wir im Vergleich dazu, was wir für unsere alten Scanner ausgaben, auch viel Geld bei Wartung und Service sparen konnten, hatten wir noch einen Grund mehr, um uns für Alaris und seine Lösungen zu entscheiden.“

OSU kaufte ursprünglich Alaris S2070-Scanner für das Sekretariat und das Personalwesen. Das Training vor Ort verlief schnell und die Anpassung war einfach, dadurch dass die meisten Mitarbeiter bereits wussten, wie sie die Unterlagen scannen und an verschiedene Orte sowie das ECM-System senden konnten. Im Personalbereich lobten die Benutzer schnell die kleine Stellfläche, die benutzerfreundliche Schnittstelle, die ansprechende Handhabung des Papiers und die geräuscharme Funktionsweise.

Im Zuge der Registrierung für neue und quer einsteigende Studenten erreicht das Büro viele Unterlagen mit unterschiedlichen Größen und Gewichten. Diese enthalten Zeugnisse, Belege, Personalausweise und Dokumente für finanzielle Beihilfe. Die Fähigkeit der Alaris Scanner, alles erfassen zu können, was das OSU-Personal in den Scanner legt, hat die Mitarbeiter hier begeistert. „Diese Scanner sind fantastisch für Leute wie dem Empfangspersonal, das sich den ganzen Tag mit Studenten beschäftigt, die ihre Unterlagen vorbeibringen.“ „Sie können Dokumente schnell scannen und zurückgeben, die Information ins System senden und mehrere Menschen gleichzeitig effizient bedienen, ohne dabei Zeit zu verschwenden.“

Es gibt Pläne für den Kauf weiterer Alaris Scanner für die Abteilungen der Zulassungen und der Finanzmittel, und dafür, die Lösung auch am Campus Stillwater und anderen Standorten einzusetzen.

Eine ideale Kombination aus besseren Gewährleistungen und zukunftsorientierter Technik

Die enthaltene drei-Jahres-Garantie mit dem Austausch von Geräten (Advanced Unit Replacement, AUR), wobei defekte Scanner am nächsten Tag vor Ort ausgetauscht werden, passt ideal zu dem heutigen ‚Mach mehr mit weniger'-Mandat an der Universität. Staatshaushalte sind reduziert worden, während die Immatrikulationszahlen der OSU gestiegen sind, was bedeutet, dass Leistungsfähigkeit und Kostenersparnis entscheidender sind, denn je.

Die OSU ist eine sehr anspruchsvolle Einrichtung, was die Technologie angeht. Sie verwenden bereits künstliche Intelligenz (Artifical Intelligence, AI) um Prozesse zu automatisieren, und arbeiten an verwandten Projekten, wie dem Erstellen von Protokollen in mehreren Sprachen. Dank des Engagements und der Investitionen von Alaris in AI, sowie der hervorragenden Erfassungsgenauigkeit, die ihre Scanner bieten, glaubt die Universität, dass die Fähigkeiten von Alaris ihre AI-Initiative und ein weiteres Projekt zur Verbesserung der intelligenten Zeichenerkennung verbessern werden. Alaris S2070 Scanner unterstützen Auflösungseinstellungen von bis zu 1200 dpi und verwenden die Perfect Page-Technologie, durch die sich die Qualität und Lesbarkeit erfasster Bilder erheblich verbessert.

Zukunftspläne beinhalten das Hinzufügen weiterer Scanner von Alaris

„Ich würde sagen, dass alle Beteiligten hier an der OSU von unseren Alaris S2070-Scannern begeistert sind“, sagt Girton abschließend. „Die Benutzer sind von ihrer Geschwindigkeit, der hohen Bildqualität, dem geringen Geräuschaufkommen und ihrer geringen Größe fasziniert. (Hinweis: S2070-Scanner messen 23,12 x 31,24 x 26,92 cm [HBT] und wiegen nur 3,27 kg.) Und wir von der Technik schätzen die einwandfreie Integration, Zuverlässigkeit und die Kostenersparnis. Einer der Hauptvorteile, die Alaris uns brachte, bestand in der Möglichkeit, mit unserem Kauf drei Jahre Service und raschen Scanner-Austausch zu erhalten. Die jährlichen Wartungskosten, die wir für unsere alten Scanner aufbringen mussten, waren zu einer ziemlichen Last geworden.“

Girton erwähnt auch das Fachwissen und die Beratung, mit denen der Software-Partner der OSU, der Hersteller ihres Grouper ECM-Systems und Tommy Tsaboukos von Alaris zur Seite standen. „Gut informierte, erfahrene Leute machen einen großen Teil jedes Upgrade-Prozesses und Neuerwerbs aus, und sie boten uns tolle Vorschläge, guten Rat und technisches Know-how.“ Neben den Plänen, weitere Scanner von Alaris zu kaufen, erwartet Girton auch, dass die OSU in der Zukunft mehr Nutzen aus der Software von Alaris ziehen wird, da die Universität neue Anwendungen aufbaut, wie beispielsweise eine webbasierte Schnittstelle, sowie zusätzliche Funktionen mit künstlicher Intelligenz.

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