Der Weg zur digitalen Transformation
Man muss zwar sagen, dass BYOD und die vermehrte Nutzung mobiler Geräte zu einem geringeren Papierverbrauch geführt hat - in Wirklichkeit aber sind papierfreie Büros für die meisten vielmehr Wunschdenken.
Es ist nicht so, dass die Technologie fehlen würde, um auf Papier zu verzichten. Wir wollen in unseren alltäglichen Aktivitäten einfach nicht auf Papier verzichten. Eines der größten Hindernisse für die Transformation von papierlastigen zu papierfreien Prozessen ist die fehlende Bereitschaft sich zu ändern, und trotz der Erkenntnis, dass papierbasierte Workflows Effizienz und Wachstum hemmen, wird weiterhin Papier verwendet, weil wir es immer so getan haben.
Tatsächlich war eines der Hauptresultate einer Studie über Digitalisierung und Workflow-Automatisierung, die 2016 von Quocirca durchgeführt wurde, dass Papier weiterhin ein Hauptbestandteil in vielen Bereichen ist. Quocirca befragte 200 Organisationen in den USA, in UK, Frankreich und Deutschland. 27 Prozent der Befragten berichteten, dass ihre Geschäftsprozesse weiterhin papierbasiert sind. Die Hauptargumente für Papier waren: physische Unterschrift (55 Prozent), Kunden/Zulieferer verlangen es (48 Prozent) und, besonders bemerkenswert, die Belegschaft bevorzugt Papier (41 Prozent).
Der Weg der Digitalisierung
Unternehmen ertrinken förmlich in Datenmengen Sie sehen sich täglich mit Unmengen an Information konfrontiert, die bei ihnen eingehen oder über viele verschiedene Quellen verschickt werden. Dies führte zur dringenden Anforderung, die operative Effizienz zu verbessern und durch digitale Transformation mehr Wachstum zu erzielen..
Über zwei Drittel (69 Prozent) der von Quocirca befragten führenden Firmen auf dem Gebiet der Ablaufautomatisierung gaben an, dass die Digitalisierung von Dokumenten sehr wichtig für ihr Informationsmanagement ist.
Papier hat seine Einschränkungen, es muss physisch bewegt werden, es bedarf Lagerplatzes, hemmt die Geschäftsumgestaltung und kann verloren gehen. Zusätzlich können bei physischen Dokumenten, im Gegensatz zu digitalen Dateien, die enthaltenen Daten nicht für digitale Workflows verwendet werden und es lässt sich auch nicht von einem gemeinsamen Speichersystem aus auf sie zugreifen.
Unternehmen müssen ihr Informationsmanagement planen, um die physische und digitale Welt nahtlos zu verknüpfen und dadurch den größtmöglichen Nutzen aus all ihren Daten ziehen zu können. Doch weniger als die Hälfte der von Quocirca befragten Unternehmen (44 Prozent) wenden Strategien an, um die Verwendung von sowohl physischen als auch digitalen Informationen zu vereinbaren.
Die Vorteile der Papierlosigkeit
Datenchaos kommt insbesondere an der Schwelle zwischen physikalischen und digitalen Dokumenten zum Vorschein. Daher ist eine effektive Dokumentenerfassung mittels einer Kombination aus Scanner, Software und Services umso wichtiger.
Die Quocira-Studie stellt heraus, dass effektive Informationserfassung der Schlüssel zur Integration von Papier und digitalen Dokumenten ist, um schneller an wichtige Informationen zu gelangen, die Produktivität zu erhöhen und die Entscheidungsfindung zu beschleunigen. Die Studie fand heraus, dass die drei Hauptaspekte für Informationserfassung verbesserte Durchsuchbarkeit (38 Prozent), reduzierter physikalischer Lagerraum (26 Prozent) und verbesserte gemeinsame Nutzbarkeit (34 Prozent) sind.
Überqueren Sie die Ziellinie
In der heutigen DX-Economy bremsen papierbasierte Prozesse, isolierte Informationssilos und träger Informationszugang die Unternehmen nur aus. Die digitale Transformation ist der Schlüssel zu erhöhter Produktivität, besserem Geschäftseinblick, schnellerem Wachstum und einem nachhaltigen Wettbewerbsvorteil.
In einer zunehmend digitalen Welt begegnen Organisationen völlig neuem Enterprise-Content-Management (ECM), Informationsmanagement sowie Datenherausforderungen. Und trotzdem vergisst man schnell, dass viele noch auf Papierbergen sitzen, die digitalisiert und in verwertbare Information umgewandelt werden müssen. Wenn man Daten aus gedruckten Formularen extrahiert und in elektronische Arbeitsabläufe integriert, können Unternehmen die manuelle Eingabe von Daten und die dafür aufgewendete Zeit einsparen.
Während Datenchaos zu Komplikationen und geringerer Produktivität am Arbeitsplatz führen kann, bietet sich den Unternehmen hier die Möglichkeit, ihre Prozesse zu optimieren, was zu einem reibungslosen Informationsfluss, vereinfachten Arbeitsabläufen und zuverlässigeren Daten führt. Da immer mehr Unternehmen Strategien digitaler Transformation einführen und ihre altmodischen papierbasierten Arbeitsabläufe digitalisieren, profitieren sie bereits von einer erhöhten Investitionsrentabilität und höherer Kundenzufriedenheit.
Kampf gegen die Komplexität
Laut einer Umfrage von Quocirca gaben 62 Prozent der Unternehmen an, dass Komplexität das Haupthindernis für den Einsatz von Technologie zur Dokumentenerfassung ist. Das Kodak Alaris IN2 Ecosystem wurde entworfen, um die Informationserfassung zu vereinfachen. Diese starke Kombination aus branchenbesten Scannern, Software, Services und Partnerschaften hilft Unternehmen, problemlos Informationen aus Dokumenten zu gewinnen, um so die Produktivität, die Kundenzufriedenheit und letztlich auch den Umsatz zu steigern.
Der einzigartige Ansatz des Kodak Alaris IN2 Ecosystems stellt die richtige Lösung mit nahtloser Integration in die Kundenumgebungen, das richtige Erlebnis zur Vereinfachung der Informationserfassung und die richtigen Ergebnisse für einen hervorragenden geschäftlichen Mehrwert und einen höheren ROI bereit.
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