Auch im digitalen Zeitalter verwenden die meisten Unternehmen Papier für Aufgaben im Alltag. Es ist die Basis von Transaktionsarbeiten, die Operationen am Laufen halten. Wie konvertieren Sie Papier in digitale Formate und sorgen dafür, dass Datensätze möglichst fehlerfrei bleiben?
Nehmen wir einmal an, dass Ihr Team gebeten wurde, papierbasierte Daten im Rahmen eines unternehmensweiten digitalen Transformationsprojekts in ein elektronisches Format zu konvertieren. Wenn Sie eine Erfassungslösung für die Übertragung von Informationen aus Papierformularen ausgewählt haben und sie anschließend in Ihre aktuellen Unternehmenslösungen integrieren, wie stellen Sie dann sicher, dass die gescannten Informationen präzise und zuverlässig sind? Dies erscheint zwar unmöglich, jedoch kann dies erfolgen, ohne Arbeitszeit für Qualitätssicherungsprüfungen zu verschwenden, die automatisiert werden könnten. Beginnen Sie zunächst mit einem zuverlässigen Scanner, der von einer Serviceorganisation der Weltklasse unterstützt wird. Anschließend sorgen Sie dafür, dass Ihr Scanner Fehler und fehlende Informationen so schnell wie möglich erfasst.
Intelligent Exception Handling ist eine Funktion von Kodak Alaris IN2 Ecosystem, die Software und Scanner gemeinsam verwendet, um Probleme zu identifizieren, während Dokumente gescannt werden. Sowohl die Kodak Capture Pro Software- als auch Kodak Info Input NE-Software besitzen Zweirichtungs-Feedback, das Benutzer bei Dokumentzufuhrfehlern, falschen Papierformaten und dem Vorhandensein von Barcodes in einem Dokument informiert. Wenn ein Problem erkannt wird, zeigt der Scanner automatisch eine Warnung im Bildschirm an und stoppt den Scan, damit der Fehler korrigiert werden kann.
Capture Pro bringt die Erkennung mit zusätzlichen Funktionen auf das nächste Niveau. Die Software kann es feststellen, wenn in einem Formular ein kritisches Datenstück fehlt, etwa eine Unterschrift oder eine Adresse. Sie kann auch eine Datenbanksuche durchführen, um doppelte Datensätze zu finden. Dies erlaubt es dem Bediener, sofort zu reagieren, ohne Stapel Papier durchsuchen zu müssen. Das Problemdokument liegt oben auf dem Stapel und das Problem kann behoben werden, während der Kunde noch anwesend ist, oder gemeldet werden, bevor es an die Qualitätssicherung in zentralisierten Umgebungen geht. Zeitsparen während des ersten Scanprozesses bedeutet, dass Probleme sofort hervortreten und nicht erst nach Stunden oder sogar Tagen nach dem ersten Erfassungsprozess, wenn auf die Daten zugegriffen wird.
Im Video unten wird der Prozess in der Praxis angezeigt:
Diese Technologie verwendet hochentwickelte Indizierungsfunktionen, um auf Ihren Standardformularen vordefinierte Felder zu finden. Durch die Verwendung von Optical Character Recognition für Text und Optical Mark Recognition für Daten in Kontrollkästchen erstellen die Scanner automatisierte Felder und verwenden die Bilder, um ein Indexfeld auszufüllen. Dies ermöglicht es dem Scanner, Sie zu benachrichtigen, wenn eines dieser wichtigen Indexfelder leer angezeigt wird. OCR kann sehr schnell ausgeführt werden, da die Technologie simultan in Farbe und Schwarzweiß scannt. Mit Schwarzweiß-Bildern in höherer Qualität, die direkt von der Scannerkamera stammen, eignet sich die Software besser, um Probleme zu erfassen.
Wenn Sie in der Lage sind, Fehler zu erfassen, wenn sie auftreten, müssen Sie nicht ein zweites Mal zum Scanner gehen, um Fehler zu beheben. Ihr Backoffice muss keine Zeit aufwenden, um das Problem zurückzuverfolgen oder um Kunden zu kontaktieren, um fehlende Informationen zu sammeln. Weniger Vorbereitungszeit für Dokumente bringt einen schnelleren gesamten Digitalisierungsprozess und eine direktere Route zur digitalen Transformation Ihrer Dokumente mit sich. Sie können sich beruhigt zurücklehnen, da Sie wissen, dass keine Informationen fehlen werden, wenn Sie auf diese Daten zugreifen müssen. Noch besser: Ihr Team kann sich auf wichtigere Aufgaben und die nächsten Entwicklungsschritte des Unternehmens konzentrieren.
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