Aus diesen und weiteren Gründen arbeiten alle möglichen Unternehmen und Behörden auf papierlose Prozesse hin. Der Wandel kann entweder von oben herab durch Unternehmensvorgaben erfolgen oder von unten nach oben durch einzelne Angestellte, die papierlastige Arbeit verrichten und die Möglichkeit sehen, die Prozesse zu beschleunigen. Welchem Modell Ihr Unternehmen auch folgen mag oder wenn Sie an künftige Änderungen denken, lesen Sie weiter, um praktische Tipps für die ersten Schritte zum papierlosen Arbeiten zu erfahren.
Tweeten Sie Folgendes: Lesen Sie hier den kompletten Guide zum papierlosen Arbeiten (#Paperless) für praktische Tipps, wie Sie papierintensive Geschäftsprozesse digitalisieren: https://ctt.ec/KSet8+Die Assoziation für Informations- und Image-Management (AIIM) ist die führende Institution im Bereich des papierlosen Arbeitens. Ihr jährlicher Welttag der Papierfreiheit (World Paper Free Day) ermutigt Unternehmen, einen Tag lang auf Papier zu verzichten, um das im alltäglichen Geschäfts- und Privatleben verbrauchte Papier zu reduzieren.
„Langsam aber sicher erkennen Unternehmen, dass die Digitalisierung großer Teile der Dokumente und Informationen, mit denen sie arbeiten, sowohl finanzielle als auch betriebliche Vorteile bringen kann,“ so AIIMs Chef-Prediger John Mancini in einer Umfrage im Jahr 2016. „Wir werden das Papier niemals gänzlich abschaffen können, aber wenn verstanden wird, dass der Verzicht auf Papier Kapitalrendite mit sich bringt und die allgemeine Produktivität steigern kann, werden Unternehmen bereitwilliger in Technologien investieren, die ihnen den Umstieg weg vom Papier ermöglichen.“
Es war der 30. Juni 1975, als die Bloomberg Businessweek erstmals von digitalen, papierlosen Büros sprach. Mehr als 40 Jahre später sind wir davon noch immer weit entfernt.
Im Jahr 2012 überstieg der weltweite Bedarf an Papier erstmals 400 Millionen Tonnen. Papier gehört bei uns so sehr zum Alltag, dass wir nicht einmal darüber nachdenken. Für eine Menge Unternehmen gibt es jedoch Wege, die Nutzung von Papier zu reduzieren oder geschäftliche Dokumente nach Eingang zu digitalisieren. Digitale Dokumente sind leichter zugänglich und lassen sich besser speichern und weiterleiten. Warum also nutzen wir immer noch das Papier?
Trotz der Zuversicht in den 70er Jahren und der Fülle an Möglichkeiten, die Verwendung von Papier einzuschränken, haben die meisten Unternehmen und öffentlichen Behörden noch einen weiten Weg vor sich. Selbst für jene, die bereits den Weg der digitalen Transformation eingeschlagen haben, gibt es noch viele Möglichkeiten zur Optimierung der Methoden, die für den Umstieg von Papier zu digitalen Formaten verwendet werden.
Das Forschungsunternehmen KeyPoint Intelligence untersuchte im Dezember 2016 den Fortschritt auf dem Weg zum papierlosen Arbeiten. Auf die Frage, ob sie es für möglich hielten, sich hin zu papierlosen Büros zu entwickeln, antworteten 15 % der Befragten, dass dies durchaus machbar sei, während 23 % dies für unmöglich hielten.
In vielerlei Hinsicht gehen Unternehmen, die sich im Prozess hin zu papierlosem Arbeiten befinden, durch unterschiedliche digitale „Zeitalter“ – aufgrund der Komplexität dieses Umstiegs ist es mehr als nur ein einfacher Schritt vom analogen zum digitalen Datenmanagement.
Neben den allgemeinen Vorzügen des papierlosen Arbeitens, ist es für die meisten papierlastigen unternehmerischen Anwendungen auch von speziellem Vorteil, das Papier so schnell wie möglich aus den Arbeitsabläufen zu entfernen.
Kreditorenbuchhaltung
Das Ausstellen von Rechnungen kostet Geld; Papier aus diesem Prozess zu entfernen, reduziert die Zusatzkosten. Rechnungsverarbeitung ist eines der modernsten Anwendungsgebiete für verfügbare digitale End-to-End-Lösungen, oftmals sogar ohne jegliches menschliches Zutun. Das Digitalisieren von Papierunterlagen in der Kreditorenbuchhaltung ermöglicht:
Poststellenautomatisierung
Die Poststelle eines Unternehmens kann dieses sowohl ausbremsen als auch dabei helfen, viele Geschäftsprozesse zu beschleunigen. Hohes Arbeitsaufkommen kann mit einer digitalen Poststelle in einem Umfang bewältigt werden, wie es von Hand nie möglich sein wird.
Formularverarbeitung
Formulare werden oft in Geschäftsanwendungen verwendet, in denen Kunden eine umgehende Antwort erwarten. Sie stellen eine große Möglichkeit dar, Kunden eine rein digitale Alternative (z. B. E-Formulare) zu bieten oder automatisch zu digitalisieren und zu verarbeiten.
Onboarding
Das Kunden-Onboarding ist weit weniger aufwendig, wenn es digital geschieht Mit der richtigen Plattform kann ein Unternehmen neue Kunden schneller und einfacher gewinnen. Digitales Onboarding ist persönlicher. So widersprüchlich dies auch klingen mag, es ist wahr. Die durch geringeren Papieraufwand eingesparte Zeit beim Gewinnen eines Neukunden kann für persönliche Interaktion verwendet werden, was dem Kunden ein Gefühl höherer Wertschätzung vermittelt.
Aktenverwaltung
Viele regulierte Branchen müssen für die Bearbeitung und Lagerung von Geschäftsdokumenten klar definierte Prozesse und Regeln befolgen. Neue Bestimmungen fordern Prozessanpassungen, zusätzliche Validierung sowie Dokumentation, was die Aktenverwaltung zu einem Prozess macht, der in einer papiergestützten Umgebung kaum zu bewerkstelligen ist.
1. Bestimmung papierbedingter Engpässe
2. Setzen Sie auf papierfreie Prozesse, wo es möglich ist
3. Scannen und Backfile-Konvertierung
4. Informieren Sie Ihre Kunden
Genießen Sie letzten Endes die Vorteile! Die Zeit- und Kostenersparnis werden sich für Sie lohnen und auch die erhöhte Kundenzufriedenheit und -treue wird immens zu spüren sein.
Es gibt unzählige Möglichkeiten, Ihren persönlichen Papierverbrauch zu reduzieren, doch ein Gesamtüberblick darüber, wie Papier in Ihrem Unternehmen genutzt wird, dürfte den größten Effekt haben. Ein guter Beginn besteht darin, zu sehen, woher Papier in ihr Unternehmen kommt, und es sofort zu digitalisieren.
Ihr wichtigstes Werkzeug, um all dies zu erledigen? Das IN2 Ecosystem vereint preisgekrönte Scanner und Software mit Services und Partnerschaften, um Unternehmen zu helfen, Papierdokumente leicht auszuwerten und papierfrei zu arbeiten. Dieser einzigartige Ansatz dient der Produktivitätssteigerung, einer höheren Kapitalrendite und einem höheren Geschäftswert.
Fortschrittliche Scanner für Unternehmen erledigen weit mehr als nur ein Bild zu erfassen, sie sind die Einstiegshilfe in den kompletten Digitalisierungsprozess. Scanner wie die Modelle S2060w und S2080w, die Teil des IN2 Ecosystems sind, wandeln Rohdaten in nützliche Information um. In Kombination mit Capture-Software wie der Kodak Capture Pro Software, können Scans indiziert, getippter oder handschriftlicher Text erkannt und Informationen für Business-Systeme herausgezogen werden, ohne dass manuell eingegriffen werden muss. Die Automatisierung der Informationserfassung gestaltet den Prozess weniger komplex und eröffnet Ihrem Unternehmen neue Möglichkeiten.
Weitere Informationen zum IN2 Ecosystem und dessen Lösungen finden Sie auf: www.alarisIN2.com. Um sich direkt mit dem Vertrieb in Verbindung zu setzen und um herauszufinden, wie wir Ihrem Unternehmen bei der Optimierung des Prozesses der Informationserfassung helfen können, kontaktieren Sie uns!
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Kodak Alaris ist ein führender Anbieter von Informationserfassungs- und intelligenten Dokumentenverarbeitungslösungen, die Geschäftsprozesse vereinfachen. Wir unterstützen Unternehmen, Informationen sinnvoll mit intelligenten, vernetzten Lösungen zu nutzen, basierend auf innovativer Bildwissenschaft, die seit Jahrzehnten unsere Kernkompetenz darstellt. Unsere ausgezeichneten Scanner, Software und Services sind weltweit über unser Netzwerk an Vertriebspartnern verfügbar.
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