Wie gelingt die effiziente Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?
Die Kreditorenbuchhaltung ist ein entscheidender Geschäftsprozess in jedem Unternehmen. Doch vielerorts hinken die dort eingesetzten Technologien den Möglichkeiten hinterher, da zu lange deren Potenzial nicht erkannt wurde. Dabei kann die konsequente Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung die gesamte Geschäftseffizienz verbessern.
Die herkömmliche Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist mit vielen manuellen Schritten behaftet, die zu Fehlern einladen. So werden die Daten aus den Rechnungen manuell in Buchhaltungssysteme übertragen, mit Bestellungen abgeglichen und die Zahlung anschließend abgewickelt. Diese Arbeitsweise kann zu Problemen wie Doppelzahlungen, verpasste Skonti, verspätete Zahlungen sowie dem Nichterkennen von betrügerischen Rechnungen führen. Zudem kann ein hohes Rechnungsvolumen die Personalressourcen strapazieren, was nicht selten zu Engpässen, Überstunden und Überforderung führt.
Angesichts dieser Herausforderungen ist es erstaunlich, dass nur 10 % der Unternehmen ihre Kreditorenbuchhaltung vollständig automatisiert haben.
Intelligente Dokumentenverarbeitung mit KI-Diensten schafft Abhilfe
Ohne die richtigen Automatisierungstechnologien müssen sich Mitarbeitende in der Kreditorenbuchhaltung täglich mit zeitintensiven und sich wiederholenden manuellen Aufgaben beschäftigen. Doch das muss nicht sein. Mit intelligenter Dokumentenverarbeitung (Intelligent Document Processing, IDP), die auf bewährten KI-Diensten basiert, können Unternehmen ihre Kreditorenbuchhaltung automatisieren, um ihre Produktivität und Effizienz neu zu definieren.
Der Gamechanger: Unsere IDP-Software
KODAK Info Input Solution ist eine hochmoderne IDP-Plattform, die künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) nutzt, um Daten automatisch zu extrahieren, zu validieren und mit nahezu perfekter Genauigkeit bereitzustellen. In einem automatisierten Kreditorenbuchhaltungssystem dient sie als zuverlässiges Front-End, das Dokumente aus verschiedenen Quellen erfasst, die Daten validiert und an Zahlungsmanagementsysteme weiterleitet. In Kombination mit unseren branchenführenden Dokumentenscannern, die Papierrechnungen effizient in digitale Daten umwandeln, wird die Kreditorenbuchhaltung so produktiv wie nie.
Schnelle und präzise Kreditorenbuchhaltung
"In der Realität ist eine IDP-Lösung eigentlich keine Betriebsausgabe, sondern eine Investition, die einen schnellen Return on Investment bringt."
Einer der Hauptvorteile von automatisierten Buchhaltungsprozessen mit einer IDP-Software ist die immense Steigerung der betrieblichen Effizienz, Geschwindigkeit und Genauigkeit. Wie eingangs bereits erwähnt, geht die manuelle Bearbeitung stets mit dem Risiko menschlicher Fehler einher, die schnell kostspielig werden können. Laut einer Studie von Gartner können IDP-Lösungen die Genauigkeit der Datenextraktion um mehr als 95 % steigern und damit die Fehler, die durch manuelle Dateneingabe entstehen, erheblich reduzieren.
KODAK Info Input begegnet diesen Herausforderungen, indem es eine hohe Genauigkeit bei der Datenerfassung, -extraktion und -integration gewährleistet. Die Software erfasst Dokumente aus verschiedenen Quellen und führt automatisch Gegenprüfungen und Validierungen durch, um schnellere und zuverlässigere Zahlungsvorgänge zu ermöglichen. Kürzere Bearbeitungszeiten führen zu einem verbesserten Cashflow-Management, einem geringeren Arbeitsaufwand und zufriedeneren Mitarbeitenden.
Großes Einsparpotenzial
Mit der richtigen Automatisierungslösung können große Einsparungen erzielt werden. Nach Untersuchungen des Institute of Finance and Management liegen die Kosten für die manuelle Bearbeitung einer einzigen Rechnung je nach Komplexität und Umfang zwischen 12 und 30 US-Dollar. Im Gegensatz dazu können automatisierte Systeme diese Kosten auf bis zu 2 US-Dollar pro Rechnung senken. Diese Einsparungen ergeben sich aus geringeren Arbeitskosten, minimierten Fehlern und der effizienten Digitalisierung papierbasierter Prozesse. Diese Kostensenkungen wirken sich erheblich auf das Geschäftsergebnis aus, insbesondere bei Unternehmen, die eine große Anzahl an Rechnungen verarbeiten.
Verbesserte Transparenz und Kontrolle
Ohne ein zentrales automatisiertes System kann es schwierig sein, den Status von Rechnungen und Zahlungen zu verfolgen. KODAK Info Input Solution wird zentral verwaltet und kann von beliebig vielen Mitarbeitenden von überall aus direkt über einen Browser genutzt werden. Das Team kann problemlos ein hohes Rechnungsvolumen verarbeiten, den Status von Rechnungen überwachen, Engpässe erkennen und Probleme sofort beheben. Diese Transparenz verbessert nicht nur die betriebliche Effizienz, sondern stärkt auch die Beziehungen zu den Lieferanten, indem pünktliche und korrekte Zahlungen gewährleistet werden.
KODAK Info Input Solution bietet zuverlässige Prüfpfade und automatische Berichtsfunktionen, um Rechnungen zu kontrollieren, Optimierungsmöglichkeiten zu erkennen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie interner Richtlinien zu gewährleisten. Die Software kann in gängige Reporting-Tools wie PowerBI integriert werden, um grafische Dashboards zu erstellen, was die Übersicht wesentlich verbessert. Beispielsweise lässt sich darüber einsehen, wie viele Rechnungen pro Monat verarbeitet, wie viele davon automatisiert in Backend-Systeme exportiert und welche Rechnungen zur manuellen Prüfung aussortiert wurden.
Skalierbar und flexibel
Mit dem Wachstum des Unternehmens steigt auch das Volumen der zu bearbeitenden Rechnungen. Manuelle Prozesse lassen sich nicht effizient skalieren und erfordern zusätzliche Mitarbeitende sowie Ressourcen. Automatisierte Lösungen hingegen schon, denn damit lassen sich auch höhere Arbeitsvolumen ohne Einbußen bei der Effizienz oder Genauigkeit bewältigen. Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen, sich an veränderte Geschäftsanforderungen und Marktbedingungen anzupassen.
Ein überzeugender Ansatz für Document Intelligence
Mit unserem Open Intelligence™ -Ansatz für Dokumenten-KI wird sichergestellt, dass stets die leistungsfähigsten und zuverlässigsten KI-Dienste der Welt genutzt werden können. Dafür bietet KODAK Info Input Solution Schnittstellen zu führenden KI-Anbietern wie Microsoft, Google und Amazon. Diese Integrationsfähigkeit bedeutet, dass Sie mehr Einfluss auf Ihre KI-Entscheidungen haben und automatisch Zugang zu Updates sowie Weiterentwicklungen erhalten.
Noch heute mit der Automatisierung beginnen
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung mit IDP-Software ist heute kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit für Unternehmen. Die Vorteile liegen auf der Hand: erhebliche Kosteneinsparungen, eine deutlich verbesserte Effizienz und Datengenauigkeit sowie eine bessere Kontrolle über den Prozess. Eine IDP-Lösung ist eine Investition, die sich schnell amortisiert.
Jetzt ist für Unternehmen der perfekte Zeitpunkt gekommen, diese transformative Technologie einzuführen. Egal, ob kleines Unternehmen oder großer Konzern, die Vorteile der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung sind zu groß, um sie zu ignorieren. Kontaktieren Sie uns um mit der Automatisierung zu beginnen und das volle Potenzial auszuschöpfen.
